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尊重合作伙伴和供应商，要注意多方了解与业务相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达。
在代总经理进行有关业务的推进工作时，要与合作厂商达成理解，为总经理的决策创造良好的合作环境，辅助总经理推进。
（二）礼尚往来：
? 答谢（节日礼品、贺卡等）在重要的节日（如圣诞节、新年、春节、或重要合作厂商的公司纪念日等）
秘书应在征求总经理意见之后，以礼品或贺信及时致意，维护与合作厂商的友好关系。
? 在业务合作中，适时提醒总经理并为其安排与厂商的定期沟通活动或轻松的就餐，与厂商建立经常性
的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。
三、秘书作为领导辅助人员应具备的礼仪
秘书作为总经理的辅助人员，除完成日常业务事宜外，更多的精力是为总经理服务。一个好的秘书既是领导的助手又是领导的参谋，秘书在日常工作中既要辅助领导进行决策，同时还要辅助领导树立良好的公众形象。
（一） 作好助手和参谋的工作
1、参与决策调研，提供有份量的信息。
秘书要做好决策参谋，就要积极参与决策的调查研究。首先是广泛收集信息，多提供真实情况。其次是超前搞好调研，多提供决策预案。再次是和领导同步思维，多提供有份量的文稿。其中要把握三点：
第一，要有观察力，跟踪了解总经理的思维轨迹，敏于捕捉领导的思想火花。才能及时预测总经理在
想什么，准备什么。
第二，要站在领导工作的角度思考问题，才有一定的高度、广度和深度。
第三，主动与总经理交流思想，通过听取领导的意见不断调整自己的思维，在事务处理和文稿撰写中更好地体现总经理的思想。
2、参与实践，协助总经理推进工作。
（1） 积极介入有关工作，及时掌握相关情况，适时提出建议。 （2） 经常了解全局情况，取得按时保质完成各类任务的主动权。 3、参与要有度，参谋要有方
（1）参与决策调研，注重“多谋”，切忌“擅断”。
（2）参与督促检查，工作要“到位”，不能“越位”
（3）参与工作实践，要当好助手，不能做“主手”，做好牵头、把关、协调的工作。 （二）辅助总经理塑造良好的形象。
秘书和秘书部门是为总经理服务的，领导对外形象的好坏在很大程度上反映了秘书和秘书部门的服务水准。秘书可从以下几方面来辅助领导塑造良好的形象。
1． 语言形象
总经理在正式场合发表讲话，秘书要事先准备好文字材料、发言提纲，必要时做好语言标识。公务活动之前，提供广泛适用的背景资料（包括活动内容、所要解决的基本问题及与此相关的人文等知识）供总经理参考准备。
2．协助总经理树立行为合作形象。要在事务安排中，尤其是公司内部活动中，使领导多接触普通员工，了解情况，融于员工之中，才能使领导的形象得以升华。
3． 协助总经理树立行为激励形象。要尊重别人，帮助领导把握好用人之道，多协商，多征求大家意 见，在坚持原则的前提下，尽量满足下属及部门的需求，增强合力。
4． 协助总经理树立行为感化形象。领导者要通过自身的行动影响他人，秘书是总经理对外界面的口，
必须协助总经理做好以下几项工作：
（1）要待人热情，例如在总经理开展某项活动之前，详细了解该项活动所涉及的人员情况，
包括姓名、身份、履历等，以便领导掌握对方的信息，为开展热情友好的交际活动创造条件。
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（2）对外交往要真诚情切，秘书要很好地领会和把握总经理的处事原则，并在对外交往中很
好地运用，必要时提醒总经理率先垂范，以身作则。以感化、教育和鼓舞他人。
四、 秘书礼仪素质的培养
秘书要充分发挥礼仪的作用，达到工作自如的效果，除了把握好基本的礼仪原则外，还应从以下几方面加强对自身素质的培养。 （一） 培养良好的道德修养
礼仪是道德的一种外在表现形式，良好的道德会令人自然展示优雅得体的举止仪态，表现谦虚恭敬的态度。
1、公正客观。要公正地评价他人，不要以自己的好恶来评说他人，也不用自己的好恶要求他人。在
处事中，不能感情用事，要以是非标准而不能以职务的高低论曲直，提批评、建议要出于“公心”，帮助他人要出于“诚心”。 2、忠诚守信。要忠诚老实，办事恪守原则，忠于承诺，能办的事要千方百计办，不能办的事要向对方说明情由以得到他人的谅解。
3、摆正站位。秘书一定要摆正自己的位置，在与不同身份的人交往处事中，要正确履行自己的职责，而不能超越权限，既要积极地配合工作，又不能干预领导的决策和下属或其它部门的工作。 （二） 培养谦虚而恭敬落落大方的态度
谦虚是指正确地看待自己，也正确地看待别人。不过高估计自己，不过低估计别人， 善于发现自己的缺点并改正，善于发现别人的优点欣赏和学习。恭敬就是尊重对方的人格，诚恳待人，和蔼热情，不骄横。谦虚而恭敬的态度往往是一个人的神态、语言、动作和行为的综合表现。
1、表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。它们可以表现出对对方的欣赏、理解和欢迎。特别在
与人交谈时，眼神要能显示你在倾听对方的谈话，因为每个人都喜欢用语言表达自己，喜欢别人
听自己讲话，如果你用眼神告诉对方“你是一个值得我倾听的人”无形中会提高对方的自尊心和信心，使对方感到你能理解他、尊重他，才能赢得对方的信任，从而产生愿意同你交往。同样微笑能使生疏变为亲密，真诚的微笑能造成互相信任和亲切友好的气氛。
2、举止。手势和行立坐态都能表现出谦虚而恭敬的态度。秘书经常与总经理出现于各种场合，更应
注意礼节。在社交场合要主动、大方地与对方接触、递送名片、自我介绍。让对方尽快了解自己，言谈中注意语言的文雅与委婉，说话方式轻松自如，语速不急不徐，落落大方。 3、牢记别人的姓名，称呼恰当亲切。一般人对于自己的姓名特别在意，如果记得对方的姓名，会使对方对你产生莫大的好感。即使忘记了对方的姓名，也要委婉地“套”出或不动声色地处理。，切忌直白对方“记不起了”或“我忘记了”等让对方难堪。 4、培养温文而雅的仪表风度。
衣着仪表是个性的表征，反映一个人的文化修养和格调，显示自己的职业和职位。秘书正式
场合应着整洁得体大方优雅的职业装。
第四部分 文字支持
秘书不仅要领会领导的指示，
而且要能贯彻领导的指示。
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秘书文字支持应达到的要求：
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针对性强——文档处理要直接、明确地去解决某个具体问题，提出意见和办法。在拟制中，要针对一件事写一件事，不能把规定以外的东西写进去。比如写一个准备开展一项活动的通知，就要围绕为什么要开展这一活动和怎样开展等来写；从收文范围来看，需明确收文对象，对需要了解而不需要直接处理事情的人可采用抄送形式；对于保密文件，一定要有明显的保密标识符。 ? ?
具体真实——具体是指收文人看了文档后知道该怎样去做，真实是指实事求是。
条理性强——文字工作具有明确的指导作用，可操作性强，因此对拟制文稿的条理性要求尤为突出。 ?
时限性强——文字工作是解决随时发生的问题或将要出现的问题。要写得及时，否则会延误时机，严重时会造成公司的损失。 ?
有固定的格式——格式为内容服务，要有相对的稳定性。对于文件的格式，可参考《联想电脑公司文件管理规定》中的格式。
秘书文字支持的种类：
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传真和邮件（详细处理流程见前）
业务类文档（正式文件、报告、总结、PPT制作等） 一般信件、感谢信、邀请函等
程序：准备——撰拟——审核修改、发布
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准备
? 明确行文要求。秘书应事先了解行文目的、收文对象、主要内容，在与总经理相互沟通中，
准确领会领导意图，并据此进行写作。
? 确定主题。主题一般是说明事物、汇报工作、阐明政策中所表述的基本观点和主张。 ? 选择正确的文种。如向上级请示批示或批准宜用“请示”而不用“报告”，因为“报告”不
要求批复而只适用于向领导反馈信息、提供参考。
? 调查研究收集材料。在接受总经理授意后，秘书应进行深入的调查研究，收集标志着材料。
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? 撰拟文稿
?合理安排正文的表述次序，可使文档内容紧凑有序，纲目清楚，前后衔接紧密，方便收文人阅读与正确理解。
?写好开头与结尾。开头用以唤起收文者注意，引导阅读，通常采用下述形式：
（1）简明交代拟文根据与目的
（2）概述有关情况，使收文人了解发文背景 （3）以简要文字提示全文主题，引起收文人注意 （4）阐明基本观点，使收文人在开头处即获得明确认识 （5）直接点明结论，以启发收文人思考，增强文件的鲜明性 （6）表明批准或转发执行的态度，多用于发布规章制度的通知 （7）表示祝贺、敬意、谢意等，多用于函与讲话稿
?结尾通常采用下述形式：
（1）使用文件词语，强调行文目的，如“特此报告” （2）概括与深化主题，帮助收文人进一步理解全文 （3）陈述具体要求，如“上述要求，请予批准” （4）发出号召，提出希望与要求 （5）说明文件生效、施行时间
? 书写文稿，文档中的人名、地名、时间、引文必须准确、具体。
? 日期应当写具体的年、月、日。结构层次序数第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为
“1、”，第四层为“（1）”。
? 用词用字应准确、规范，应正确标明标点符号。 ? 文内使用简称时，一般应当先用全称，再注明简称。 ?
审核修改、发布
文档拟好后，应认真、严肃地反复进行审核与修正。审核修改的步骤是，首先由秘书自己反复推敲修改，对于重要的文档还要组织讨论，最后提交主管的领导人审核批准、发布。
参考模板附件：
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传真和邮件（详细处理流程见前）
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业务类文档（正式文件、报告、总结、PPT制作等）
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一般信件、感谢信、邀请函等
第五部分 会议支持
1. 例会、业务会议
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根据议题充分了解情况、搜集整理资料，明确要解决的问题，及时将信息提供给总经理 确定需参加的人员、时间、地点。 做详细的会议纪录、
整理会议纪要（例会和业务会议一般是有针对性的解决问题，会议纪要需要特别明确对事件的处理结果或工作推进计划。以供总经理和参会人员参考）
根据纪要在限定的任务时间内进行跟踪推进，及时向总经理通报进展，并将推进结果或进展在下一次例会开始向参会人员进行通报。
总裁室周例会（每周四发出会议通知、落实例会地点、菜单、参会人员、请假人员，会议当天落实人员参会情况并通知主持人、进行会议纪要、关注会中需求，会后完成会议纪要并发出） 总裁室月例会的组织实施。
2. 公司级会议
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附件：《会务手册》
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秘书工作手册（35页） - 图文
