五、大型活动
（一）陪同总经理参加的大型活动： 部门 总经理秘书 时序 接受活动邀请 开始 了解活动议程 总经理 征求总经理意见 Y 安排日程 N 活动前一天 活动当天 活动后 预定车辆 提醒总经理应参与哪几项活动 带好活动议程、名片等资料 关注总经理需要，为总经理挡驾 整理业务资料和名片 结束 陪同总经理参加的大型活动流程说明： 1、 接受活动邀请
得到活动议程，判断重要程度，征询总经理意见； ? 对于总经理同意参加的活动事先安排日程； 2、 活动前一天的准备工作 ? 做好准备工作，如预定车辆等；
?
提醒总经理应该参与活动的那几项； 3、 活动当天
? ? ? ?
着大方的职业装，化淡妆，发型整齐，工作时间要佩带胸卡； 带好活动议程、名片等资料；
活动中关注总经理的需要，注意保持在总经理的视线内，在必要时为总经理挡驾；
4、 活动后 ? 整理业务资料和名片。
21
（二）参与支持的大型活动： 部门 时序 接受活动邀请 了解活动议程 总经理秘书 开始 总经理 征求总经理意见 Y 活动前三星期 修改 N 总经理审阅 Y 参加分工演练 活动当天 安排日程 N 协助总经理准备发言稿、PPT、主持词等 带好活动议程、名片等资料 配合演示PPT，做好录音 活动后 整理业务资料和名片 根据录音整理讲话稿 根据总经理授意跟进工作 结束 参与支持的大型活动流程说明：
22
1、 接受活动邀请 ? 得到活动议程，判断重要程度，征询总经理的意见； 如果总经理同意参加活动，安排好日程； 2、 活动前三星期
?
参加分工会，明确总经理和自己的职责，了解其他人职责，将总经理日程细化落实； 如果讲话稿、PPT是由秘书准备的，要给自己留出修改时间； ? 帮助总经理准备PPT、发言稿、主持词等，经总经理审阅后修改定稿；
定稿的PPT和发言稿要交给会议组织者；
?
参加彩排；对重大活动中需要配合演示的PPT一定要反复演练； 3、 活动当天
? ? ?
参加外部活动时，秘书应着端庄大方的职业装，化淡妆，发型整齐，工作时间要佩带胸卡；
带好如下物品：拷好资料的笔记本电脑和两张备份软盘、名片、激光笔、激光笔电池、签字笔、录音机、磁带、麦克风、纸巾、润喉片等；
活动中配合演示PPT，做好录音；
活动中配合接待公司或外部领导，活动期间要保持在总经理的视线之内，在关注自己总经理需求的同时也关注其他总经理的需求；
在突发紧急情况下不要慌乱，首先要关注自己总经理的需求或部署，可能情况下主动分担会务人员的
? ?
?
工作； 4、活动后
? ? ?
整理业务资料和名片；
根据录音整理讲话稿；
总经理在活动中往往会遇到很多人，引发很多工作管理上的想法，需要秘书参会后跟进落实。
23
六、突发来访接待
部门 时序 开始 总经理秘书 总经理 问清对方来访目的 对来访者熟悉？ N N 礼貌回绝 Y 结束 N 与部门业务有关？ Y 告知来访者相关部门负责人的联系方式 记下对方联系方式，留下对方资料 与公司业务有关？ Y 征求总经理意见 N 总经理方便接待 Y为对方安排会议室，告诉对方主动另约见面时间 需要等待的时间 留下来访者的联系方式和介绍资料 征求对方意见，帮助安排其他负责人见面 安排总经理同来访者见面 转交相关部门负责人处理 总经理方便时告知来访情况 根据总经理授意进行后续安排 结束 24 接待突发来访流程说明： ? 问清对方来访目的；
?
对于总经理熟悉且非常重要的客人，如果总经理当时有时间接待，应该尽量安排，可以把来访者带到
会议室，为对方准备饮料和报纸，并告诉对方大概要等多久，同时礼貌地暗示对方总经理的下一个约会何时开始，请对方注意时间； 对于总经理熟悉且非常重要的客人，如果总经理当时不愿接待或不在办公室，由秘书对情况做出解释，让来访者觉得他随时都会受到欢迎，同时征询来访者意见，主动和来访者另约一个见面时间，或帮助他安排和相关负责人见面；留下来访者的联系方式和资料，待总经理方便时转告总经理，如果需要可进行后续安排；
对于与公司和部门毫不相关的来访者，有礼貌地回绝；但如果自己不能确定，一定要征询相关负责人的意见；
对于与其它部门业务相关的来访，可以告诉对方相关部门的联系方式，留下对方的联系方式和资料，转交相关部门处理；
对于确实应由总经理分管的来访记下对方的联系方式，告诉对方总经理不能立刻接待他，并做出解释。如果对方愿意，可以推荐对方与部门其他负责人联系，同时告诉对方可以先把想法以写信或寄email
?
?
?
?
的方式告诉总经理；
在总经理方便时告知来访情况，根据总经理授意进行后续安排。
注意事项：
?
有些来访者听不进秘书所做的任何解释，死缠着非见总经理不可，对这种人一定要毫不妥协—但要注意礼貌—反复进行解释并提出建议。同时一定要向对方保证可以写信或发email给总经理，而且总经理一定会看。
第三部分 沟通协调
一、内部沟通
? ? ?
秘书要与所服务的总经理建立经常性的沟通，了解总经理近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解总经理的授意、做好上情下达的工作。
秘书应以主动谦虚的态度与总经理所领导的部门人员充分沟通，尽可能及时了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈给总经理，有效地协助总经理推进工作
作为秘书，在日常的工作中，注意与其它部门和同事的协作，要把对方看作是自己的资源，通过一点一滴的交往，协调与各部门之间的关系，对任何部门、任何一位同事都应有极强的客户意识，尊敬对方、尊重对方，注意及时向那些给予你支持的部门和人员表达谢意。
二、外部沟通
外部沟通会大量使用电话、电子设备、书信等媒介，因此要特别注重在这些方面的商务礼仪。（见电话礼仪、书信规范）
（一）业务合作： ?
作为总经理与外界沟通的窗口，秘书应以热忱的态度与合作厂商建立起真诚信任的关系，但在处理事务时注意以公司利益为重，端正自己的位置，灵活处理。
25
秘书工作手册（35页） - 图文
