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浅谈干部人事档案管理数字化信息系统建设
作者：王结虎
来源：《进出口经理人》2017年第05期
摘 要：干部人事档案信息管理，在事业单位中的合理利用和调度中变的特别重要。本文通过阐述了干部人事档案管理工作的相关内容、分析及研究现状，提出了研究目的和意义。 关键词：人事档案管理；数字化；信息系统 一、干部人事档案管理数字化信息系统建设的现状
（一）干部人事档案管理软件的开发滞后，通用性差。由于干部人事档案管理侧重于通用性信息的使用和管理，对干部人事档案的查阅使用相对薄弱，加之各级、各地、各部门对档案的需求各异。干部人事档案管理软件的开发处于无政府状态，各自开发的软件不能互通，造成规范、通用管理软件开发落后，制约了数字化进程。
（二）干部人事档案管理的标准化、规范化程度低。干部人事档案管理数字化信息系统建设的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，干部人事档案业务基础较差，案卷质量不高，干部人事档案管理尚无统一标准，仅着眼于某一地区、部门或某系统，全面实施困难较大，制约了数字化建设。
（三）干部人事档案管理的方式相对落后。干部人事档案管理的技术标准、工作程序标准尚未从数字化技术特点和发展进行考虑，越来越多的“文件资料”是硬盘和光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应干部人事档案数字化的要求。 二、干部人事档案管理数字化信息系统建设的必要性
（一）干部人事档案管理数字化是国家信息化和现代组织人事工作的必然要求。随着现代信息技术、网络技术和计算机技术的迅猛发展，成熟有效的数字化技术已经惠及到经济社会的各行各业。加快数字化建设已成为我国现代化建设的国家战略，新型的组织人事工作需要数字化技术的支撑，用新型的数字化手段做好新时期的组织人事工作，更好地为经济建设服务既是新时期组织人事工作的客观需要，也是国家信息化工作的必然要求。
（二）干部人事档案管理数字化是干部信息规范化的客观需要。机关、企事业单位在日常的干部人事管理工作中，手工形成了大量的干部人事信息，事实上造成了各地区、各部门对干部人事信息的分散、分隔，信息形式不规范，信息形成的流程不科学，信息内容不全面，不能满足单位、部门对人员个体微观管理和对人员群体宏观管理的需要。
（三）干部人事档案管理数字化是积极推广和使用现代化办公手段的需要。随着科技的进步，现代的办公设备已成为每个组织人事干部的必备用品，充分利用现有设备资源，提高应用
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水平和工作效率，运用先进的办公手段，实现信息资源共享，必须建立一套现代化的数字化信息管理网络系统。
三、干部人事档案管理数字化信息系统建设的目标
（一）最全面地全方位提供干部人事信息。干部人事档案数字化建设完成后，相关领导和部门可以快速准确地获取每位干部的简历、素质、特长以及德能勤绩廉等方面的综合信息，可以随时查询诸如日常工作、学习、生活等方面的声音和影像资料，实现干部情况从静态反映向动态反映的飞跃。
（二）最大限度地提高劳动效率与工作质量。通过数字化网络可以使信息共享，减少重复劳动，还可以根据干部管理工作需要，随时录入每位干部的最新信息，实现干部管理信息的实时化。
（三）最大程度地提高知人识人用人的准确性。通过数字化信息系统各级领导可以直观地看到被任免干部的自然情况、现实表现、个体形象、气质、口头表达能力等，提高干部任免的科学性和准确性。
四、干部档案管理数字化信息系统建设应注意的问题
（一）要采用规范、统一的应用软件。最好选用中央组织部推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，避免造成数据结构混乱和上下级数据无法沟通与共享。制定文本、照片、声像等资料的采集标准，统一文件格式，减少不必要的转换，对系统所涉及到的其他应用项目也应制定相关的标准，以确保信息共享和上下互通。
（二）要用领先技术构建数字化信息系统。建立数字化信息系统会使用到数据库技术、多媒体技术、网络技术等现代信息技术，在建立干部信息数据库时，最好采用先进的分布式多媒体数据库，不要采用简单的文件存放方式，克服图像和视频因数据容量大引起的调用速度慢等问题，以满足在信息数据大量增加情况下的信息调用、管理、更新和存储需要。要注重数据源采集和后期制作的质量控制，采用高清晰度扫描仪、数字杜比和DVD技术录入照片、音频和视频，确保信息资源的质量。数字化信息系统建设还要预先考虑利用Internet与上级组织人事部门的连接，满足各类应用软件实时升级的技术要求。
（三）要重视数字化信息系统建设的计划与完善。要根据信息系统建设的迫切程度、资金多少、网络规模排定工作计划和建设目标。一是拟定数字化信息系统的基本框架，选定或开发系统应用软件。二是进行各种资料数据的采集与录入，建立规范化、制度化的信息报送、录入规范，丰富信息资源库内容。三是在试运行的基础上进行完善、改进和提高，收集整理运行中出现的问题，召开专家研讨会，集思广益提出改进方案，提高信息系统使用水平。四是加大资金投入，在条件成熟的基础上推广成功经验，扩大系统覆盖面。
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（四）要突出多部门、多方位联动，加强上下级和相关部门的协调。干部档案信息外围涉及到上级主管部门、众多基层单位、横向条线部门，内部涉及到干部管理的多个职能部门，信息内容也包括班子建设、干部管理、干部任免、干部档案、干部教育、党员统计等方方面面。因此，数字化信息系统建设必须突出多部门协作、多方位联动，制定科学合理的信息采集、维护和使用规定，明确界定各级、各部门的责任区分、权限和义务，形成科学、有序、规范、统一的运行协调机制，加强统一的强化培训，达到提高信息使用者的实际操作能力。
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