深圳市光电股份有限公司 程序文件 文件名称： 供应商洽谈管理办法 文件编号： WI-740-04 版本/版次： A1 生效日期： 受控状态： 批 准 审 核 拟 制
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文 件 编 号 文件名称：供应商洽谈管理办法 WI-740-04 拟制/修订人
修 改 内 容 摘 要 版本/版次 修订页次 修订日期 1.目的
规范公司内部人员与供应商进行技术交流、质量交涉、商务洽谈的管理。
2.适用范围
适用于公司内部人员与供应商进行的所有当面洽谈行为。
3.参考文件
3.1 《新供应商认证程序》………………………………COP-740-03
3.2 《采购管理程序》……………………………………COP-740-01 3.3 《供应商管理程序》…………………………………COP-740-02
4.定义
4.1技术交流：
新供应商认证过程中的技术交流：采购员在认证新供应商的过程中，为了对供应商的技术、
研发等方面的实力进行详细了解，而邀请供应商的工程、研发等人员来公司进行的技术交流会议。
新产品开发过程中的技术交流：研发人员在开发新产品的过程中，为了深入了解供应商的产
品的性能或需要供应商提供相关的技术建议，而邀请供应商的工程、研发等人员来公司进行的技术交流会议。
制程工艺提升或生产技术创新过程中的技术交流：技术人员在改善生产制程工艺或生产技术
创新过程中，为了深入了解供应商的产品性能或需要供应商提供相关的工艺改进或技术创新的建议，而邀请供应商的工程、研发等人员来公司进行的技术交流会议。
4.2质量交涉：
来料质量检验标准交涉：为达成双方对质量标准的共识，而邀请供应商的质量、工程人员来
公司进行的质量标准交涉会议。
来料质量客诉及质量索赔的交涉：供应商的产品在我司进料检验、在线生产或客户端使用发
生的来料质量异常而产生的我司对供应商的客诉，双方针对质量客诉或质量赔偿的处理结论有争议时，而进行的交涉会议。
4.3商务洽谈：
原材料/外协加工商务洽谈：包含原材料单价、付款条件、交货方式、交货地点（重点针对进
口原材料，由我司自行进口报关的）。针对新供应商，商务洽谈过程中，采购员需与供应商重点沟通我司的《供应商财务指南》以及到期付承兑汇票事宜，同时还需要求供应商详细了解并签署我司的《原材料采购合同》、《质量保证协议》、《供应商绿色环保承诺书》等法律文件。
设备商务洽谈：包含设备的配置与性能要求、单价、付款条件、交货时间、交货地点、验收
标准、保修期外售后服务的收费标准、保修期内或外的售后服务的响应速度、设备配件及耗材的单价等事宜。针对新供应商，商务洽谈过程中，采购员需与供应商重点沟通我司的《设备采购合同》中的条款，要求供应商详细了解并同意签署我司的《设备采购合同》等法律文件。
辅助物品/物流服务商务洽谈：包含辅助物品单价、付款条件、交货方式、验收标准等事宜。
针对新供应商，物流服务的服务费率、付款条件、交货方式、服务流程、服务协议等事宜。针对新供应商，采购员需与辅助物品供应商重点沟通我司的《供应商财务指南》以及到期付承兑汇票事宜，同时还需要求供应商详细了解并签署我司的《辅助物品采购合同》等法律文件。
5.职责与权限
5.1技术部：负责主导与原材料/外协加工供应商进行的各类技术交流会议。 5.2设备部：负责主导与设备供应商进行的各类技术交流会议。 5.3采购部：负责主导与供应商进行的各类商务洽谈会议。 5.4质量部：负责主导与供应商进行的各类质量交涉会议。
6.程序内容
6.1.技术交流：
6.1.1 原材料/辅助物品新供应商认证过程中的技术交流：采购员负责联络新供应商的研发/工
程人员，并以邮件或电话方式知会技术总监，由其安排指定技术人员参与技术交流，并确定会谈时间、内容等，再以邮件方式回复采购员；会谈中技术人员、采购员均需做好会谈记录，可用《商务洽谈记录》表单记录会谈内容。
6.1.2设备新供应商认证过程中的技术交流：采购员负责联络新供应商的研发/工程人员，并以
邮件或电话方式知会设备部主管，由其安排指定设备维护人员参与技术交流，并确定会谈时间、内容等，再以邮件方式回复采购员；会谈中设备维护人员、采购员均需做好会谈记录，可用《商务洽谈记录》表单记录会谈内容。
6.1.3 辅助物品新供应商认证过程中的技术交流：采购员负责联络新供应商的研发/工程人员，
并以邮件或电话方式知会使用部门主管，由其安排指定人员参与技术交流，并确定会谈时间、内容等，再以邮件方式回复采购员；会谈中使用部门参会人员、采购员均需做好会谈记录，可用《商务洽谈记录》表单记录会谈内容。
6.1.4 新产品开发过程中的技术交流：技术人员将需向供应商咨询或需与供应商交流探讨的技
术问题提报到技术总监处，技术总监确认后以邮件方式向采购部提出需与供应商进行技术交流的需求，以及技术交流的时程安排、会谈内容等；采购员负责联络供应商的研发/工程人员，并将联络的结果以邮件方式反馈给技术总监。会谈中技术人员、采购员均需做好会谈记录，可用《商务洽谈记录》表单记录会谈内容。
6.1.5 制程工艺提升或生产技术创新过程中的技术交流：技术人员将需向供应商咨询或需与供
应商交流探讨的在改善生产制程工艺或生产技术创新方面的技术问题提报到技术总监处，技术总监确认后以邮件方式向采购部提出需与供应商进行技术交流的需求，以及技术交流的时程安排、会谈内容等；采购员负责联络供应商的研发/工程人员，并将联络的结果以邮件方式反馈给技术总监。会谈中技术人员、采购员均需做好会谈记录，可用《商务洽谈记录》表单记录会谈内容。
6.1.6 会议参与人员：6.1.1技术交流会议，相关联的产品经理、来料认证工程师、采购部主管、
采购员需参与会议；6.1.2技术交流会议，设备部主管、采购部主管、采购员需参与会议；6.1.3技术交流会议，使用部门人员、采购员需参与会议；6.1.4与6.1.5技术交流会议，技术总监、产品经理、采购员需参与会议。 6.2质量交涉：
6.2.1来料质量检验标准交涉：
6.2.1.1供应商对我司的进料检验标准有异议时，采购员将供应商提出的质量交涉需求资讯以邮件方式知会质量部主管，由其安排指定质量人员参与会议，并确定会谈时间、内容等，再以邮件方式回复采购员；会谈中质量人员、采购员均需做好会谈记录，可用《商务洽谈记录》表单记录会谈内容。
6.2.1.2我司对供应商的出货检验标准有异议时，质量人员将质量交涉的需求汇总到质量部主管处，质量部主管确认后以邮件形式向采购部提出质量交涉的需求，以及会议的时程安排、会谈内容等；采购员负责联络供应商的工程、质量或品管人员，并将联络的结果以邮件方式反馈给质量部主管。会谈中质量人员、采购员均需做好会谈记录，可用《商务洽谈记录》表单记录会谈内容。
6.2.2来料质量客诉及质量索赔的交涉：
6.2.2.1供应商对我司提出的质量客诉及质量索赔有异议时，采购员将供应商提出的质量交涉
需求资讯以邮件方式知会质量部主管，由其安排指定质量人员参与会议，并确定会谈时间、内容等，再以邮件方式回复采购员；会谈中质量人员、采购员均需做好会谈记录，可用《商务洽谈记录》表单记录会谈内容。
6.2.2.2我司对供应商回复的质量客诉及质量索赔的报告有异议时，质量人员将质量交涉的需
求汇总到质量部主管处，质量部主管确认后以邮件形式向采购部提出质量交涉的需求，以及会议的时程安排、会谈内容等；采购员负责联络供应商的业务、工程、质量或品管人员，并将联络的结果以邮件方式反馈给质量部主管。会谈中质量人员、采购员均需做好会谈记录，可用《商务洽谈记录》表单记录会谈内容。
6.2.3会议参与人员：6.2.1质量交涉会议，相关联的产品经理、来料认证工程师、来料质量工
程师、采购员需参与会议；6.2.2质量交涉会议，质量部主管、采购部主管、来料质量工程师、采购员需参与会议。 6.3商务洽谈：
6.3.1新供应商认证过程中的商务洽谈：
6.3.1.1新供应商以电话方式推销产品时，或采购员主动以电话方式咨询新供应商的产品时，采购员需要以笔录方式初步了解供应商的名称、地址、联系方式、性质（如生产商，还是授权代理商，还是经销商）、公司成立年限、规模、注册资本、主营产品及主要运用领域、产品的市场销售价格、可接受的付款条件、主要客户群体、售后服务流程与体系等信息。采购员初步了解新供应商的信息后，及时将信息记录到《询价、比价、议价记录表》中，并上报部门领导审核，一同讨论后确定是否有必要再深入了解新供应商的详细情况，若确定需要更深一步的了解时，采购员再与供应商约定面谈时间、详谈具体事宜等。 6.3.1.2新供应商来访公司做当面交流时，采购员需严格按照《供应商信息调查表》、《供应商调查评估表》和《供应商洽谈、交流信息汇总表》的要求对供应商的情况进行详细了解，并将会谈信息详细记录到《商务洽谈记录》表中，报部门领导审核、公司领导审批。 6.3.1.3向原材料/外协加工新供应商实施采购前，采购员需与供应商洽谈原材料单价、付款条件、交货方式、交货地点（重点针对进口原材料，由我司自行进口报关的），另外还需与 供应商重点沟通我司的《供应商财务指南》以及到期付承兑汇票事宜，同时还需要求供应商详细了解并签署我司的《原材料采购合同》、《质量保证协议》、《供应商绿色环保承诺书》等法律文件；
6.3.1.4向设备新供应商实施采购前，采购员需与供应商洽谈设备的配置与性能要求、单价、付款条件、交货时间、交货地点、验收标准、保修期外售后服务的收费标准、保修期内或外的售后服务的响应速度、设备配件及耗材的单价等事宜。采购员还需与供应商重点沟通我司的《设备采购合同》中的条款，要求供应商详细了解并同意签署我司的《设备采购合同》等法律文件。
6.3.1.5 向辅助物品/物流服务供应商实施采购前，采购员需与供应商洽谈辅助物品的单价、付款条件、交货方式、验收标准等事宜，采购员需与物流服务供应商洽谈服务费费率、付款条件、交货方式、服务流程、服务协议等事宜。针对辅助物品，采购员还需与供应商重点沟通我司的《供应商财务指南》以及到期付承兑汇票事宜，同时还需要求供应商详细了解并签署我司的《辅助物品采购合同》等法律文件。 6.3.2日常采购过程中的商务洽谈：
6.3.2.1以下几种情况下，采购员均需组织与供应商进行商务洽谈：
a．年度/半年度降成本计划或当月工作计划中有计划要同某一供应商洽谈价格或付款方式
时，采购员在当月给该供应商下达《采购订单》前需按计划同供应商进行商务洽谈； b．某一原材料或外协加工物料或辅助物品从小批量转入批量采购时，采购员在下达批量《采
购订单》前需同该供应商进行商务洽谈； c．某一原材料或外协加工物料或辅助物品当批次需求采购数量突增，超出历史采购记录中
供应商洽谈管理办法
