XX集团采购部 GPD:20191009
XX餐饮集团公司采购管理制度
一、总则:
1.1、为规范XX集团(以下称为:集团)及下属生产企业的采购工作，特制定本制度, 最后呈请董事长批准通过。 1.2、本制度适用于集团公司及集团下属各生产企业的采购活动。
二、目的:
加强集团采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。
三. 采购管理制度 :
3.1 范围:
本制度适用于集团以下物品（原材料、辅料、劳保用品、办公用品）的采购。 3.2职责:
3.2.1.市场部、研发部编制销售计划, 交给财务部计算毛利后, 报经董事长批准后,并下发相关部门(财务部、营运部、总厨部、采购部及仓储物流部)。
3.2.2. 营运部及总厨部根据销售计划，编制原辅材料需求清单, 然后编制采购申请及供货计划, 下发给采购部。
3.2.3. 采购部根据营运部及总厨部报送的采购申请及供货计划，核实仓库存量，结合物料库存安全定额，编制采购合同及订单，报经采购总监批准后, 下发给供货商进行采购。 采购部同时将采购订单抄送仓储物流部
3.2.4. 仓储物流部收到采购部的采购订单后,根据到货时间预留仓库板位,负责验收工作。 3.2.5. 仓储物流部每日接收门店订单及安排配送,负责后续的仓存管理。
3.2.6.完成采购订单后,财务部根据仓储物流部收货数据与供货商对账及付款工作。
四、采购作业操作规程
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4.1.直拨物料采购流程(生鲜食品、调味品及用品用具)
4.1.1.月底采购员陪同门店同事到各个区域市场询价, 填写<<市场询价表>>; 4.1.2. 采购员同时向供应商索取下月报价;
4.1.3. 采购员按市场行情进行物料定价, 制定<<直拨物料定价表>>, 报请采购经理及总监后; 4.1.4. <<直拨物料定价表>>分发到相关部门如:营运，财务，IT及仓储;
4.1.5. 前厅及厨房同事根据业务需要, 每日填写<<大/小辉哥叫货表>>, 由店长核准后, 向直拨物料供货商下单,供货商安排送货;
4.1.6.供货商送货后,前厅及厨房同事负责收货, 由店长门店核实, 再收银员输入系统; 4.1.7.月结后,由财务部根据系统收货数据和供货商对账;
4.1.8.财务部将对账结果发给采购部,采购部根据对账结果在审批系统上申请货款;
4.1.9. 财务部每周四汇总下周需要支付的货款清单发给采购总监, 由采购总监在周五最后核准支付款项; 4.1.10. 财务部汇总支款项后,发给总经办, 等待董事长最终核实支付。
4.2.大宗物料采购流程(冷冻食品、冷藏食品、干货、易耗品)： 4.2.1. 大宗采购员日常维护<<大宗采购目录>>,定期询价及寻找新货源;
4.2.2.仓储物流同事根据仓存管理原则及实际仓存情况, 填写<<大宗物料叫货表>>, 发给大宗采购组,; 4.2.3. 大宗采购员根据供应商的采购合同发出订单, 报送大采购经理及采购总监批准; 4.2.4. 采购订单会发给供货商及抄送仓储物流部,预留仓位;
4.2.5.供货商根据订单送货,待仓库验收后, 仓储物流部将送货明细输入系统; 4.2.6.月结后,由财务部根据系统收货数据和供货商对账;
4.2.7.财务部将对账结果发给采购部,采购部根据对账结果在审批系统上申请货款;
4.2.8. 财务部每周四汇总下周需要支付的货款清单发给采购总监, 由采购总监在周五最后核准支付款项; 4.2.9. 财务部汇总支款项后,发给总经办, 等待董事长最终核实支付。
4.3采购实施及物资验收
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4.3.1公司的采购业务统一由采购部负责办理，其他部门或人员不得自行采购。
4.3.2采购部应根据营运部及总厨部下达的原辅物料需用计划,结合库存数量编制采购计划，报采购经理及总监批准后执行。
4.3.3采购部根据批准的采购计划进行采购，除零星采购外, 所有采购业务必须先与供货方签订采购合同，并与财务部、营运部及总厨部等相关部门进行会审，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过采购总监批准可以与供货商签订《物料价格变动申请表》，并报请财务部门备案。
4.3.4供货商送货时,出具送货单、第三方检验报告及进出口检验检疫报告或规定的证照, 门店同事及仓储物流部对照核对采购计划，按照采购部制定收货标准中条件允许的范围内进行物料检验及清点数目,经确认无误后签署送货单，检验不合格的物料不得办理入库,直接拒收。
4.4结算
4.4.1采购发票按规定能够取得增值税发票的，且在集团能够抵扣增值税的采购项目必须索取增值税发票，不能取得的，价格按扣除增值税以后执行。
4.4.2.月结后,由财务部根据系统收货数据和供货商对账，在结算付款时均需由采购部填开《采购付款申请单》，连同有关凭证报经财务部门审核，并经董事长批准后，出纳人员方可付款。
4.4.3财务部在对采购物品结算付款时，应当认真审核《请购单》、《采购合同》、《采购计划单》、《采购付款申请单》、《入库单》、《发票》或《收款收据》等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续。
4.4.4出纳员须在接到经董事长批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。
五、责任
5.1不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。
5.2经审批的采购计划和申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，避免因不按时采购而影响正常经营的。
5.3未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；或未认真进行比价而导致采购价格明显过高；经查实后采购人员承担相应损失，损失额在5000元以上的责令其下岗。
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