德州市环境保护监测中心站（德州市环境保护科学研究所）程序文件 记录的控制与管理程序 文件编号： DZHJ/CX—E—13 版 本： 第E版 颁布日期： 2016年 12月01日 编制人： 张成福 1 目的
规定各种记录(质量记录和技术记录)的格式、审定、填写、标识、收集、编目、归档、查阅、贮存、维护和处置等基本要求，保证记录能及时妥善保存，满足法律法规、法定机构、客户、主管部门、认可机构的需求，并能为法律仲裁提供客观的依据，特制订本程序。 2 适用范围
本程序适用于本站质量管理活动中的各种质量记录和技术记录的保存、控制与管理。 3 职责
3.1 记录格式经评审后由质量负责人批准发布。
3.2 记录的填写、标识和收集由各相关科室负责，综合质控科负责对记录标识的唯一性进行检查，整理归档。
3.3 记录的编目、归档、保存期、检索查阅办法、贮存保管维护由档案管理人员负责；记录的销毁由综合质控科编制销毁目录，经质量负责人审定后由综合质控科监督档案管理人员销毁。 4 工作程序
4.1 记录格式的设计与审定。
4.1.1 综合质控科负责组织各种质量记录的格式设计。 4.1.2 综合质控科负责组织相关科室对监测表格的设计与修改。
4.1.3 质量负责人负责组织综合质控科及其它科室对所有记录格式是否满足信息
修订状态： 第0次 修订 页 码： 第1页 共4页 德州市环境保护监测中心站（德州市环境保护科学研究所）程序文件 记录的控制与管理程序 文件编号： DZHJ/CX—E—13 修订状态： 第1次 修订 版 本： 第E版 页 码： 第2页 共4页 量足够的原则、是否符合本站工作的要求进行审核。经审核通过后，由质量负责人批准发布。
4.2 记录的填写、标识、收集。
4.2.1 各科室认真做好本科室的有关记录填写工作。原始记录要求手写，应使用钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔。记录的填写必须完整、准确、实时、字迹清晰、工整，不得涂改、或用刀刮改。并防止损坏和丢失，特别对实验室外的现场记录应有专用的文件夹对其加以保护。确因笔误需要更改的数据，要由更改人员在错误数据上划双横线，并加盖个人印章，表示作废，再在错误数据的上方填写正确数据。观察结果、数据和计算在产生时应予以记录。应在记录表格中保存监测原始数据和信息，不能随意用一页白纸来保存原始记录。当使用数据处理系统时，如果系统不能自动采集数据，应保留原始记录。
4.2.2 记录的唯一性标识包括记录的名称及其代码，确保能够分类识别并不发生混淆。
4.2.3 记录要填写详细，确保在尽可能接近条件的情况下能够复现监测活动。特别对异常情况，更要记录完整，信息量力求足够，同时必须根据表格设计的内容要求签名齐全。记录的内容应包括单不限于以下信息：样品描述、样品唯一性标识、所用的监测方法、环境条件（适用时）、所用设备和标准物质信息、监测过程中的原始观察记录及根据观察结果进行的计算、采样、检测和结果校核人员的签字标识、监测报告的副本等。实验中谱图或打印条要双人签字（如噪声监测打印条、废气监测打印条、色谱、光谱及质谱数据图等）。 4.2.4 除记录表中规定的内容外，对于监测中的特异情况或有必要说明的问题，
德州市环境保护监测中心站（德州市环境保护科学研究所）程序文件 记录的控制与管理程序 文件编号： DZHJ/CX—E—13 修订状态： 第0次 修订 版 本： 第E版 页 码： 第3页 共4页 都要在备注栏做好记录，使其能够全面反映监测工作的详实情况，以保证监测工作的再现性和所有质量活动的可追溯性。
4.2.5 监测数据的计算值要保留相应位数，按《环境监测有效数据规定》执行。 4.2.6 监测结果低于检出限时，按“＜检出限”报出，且要填写项目的最低检出限。 4.2.7 监测结果报告由授权编制人员填写。
4.2.8 本站的监测原始记录（包括采样记录、分析记录等）经监测（测试）人员签字后，分别再由复核人员、监测科室负责人、质控人员审核。所有仪器打印条均实行双人签字，与原始记录一同存档。监测人员对其出具的数据负责，各级审核人员对运算传递过程中的非原始性数据负责。
4.2.9 各级人员要妥善保管记录，根据归档要求定期移交档案室存档，并填写“文件、记录归档登记表”。
4.3 记录的编目、归档、贮存、保管、维护、检索、借(查)阅、清理和销毁。 4.3.1 档案室根据建档要求，对各科室移交的资料分类归档，类别分为：质量记录、技术记录两类，并按要求进行编目。
4.3.2 记录的保存期。按照记录分类，分为质量记录和技术记录。质量记录应包括内部审核报告和管理评审报告、纠正措施和预防措施记录、合同评审、分包、采购、申诉投诉记录。质量记录的保存期不少于6年。技术记录应包括原始观察、导出数据、建立审核路径有关信息的记录、校准记录、人员培训考核记录、监测报告副本、环境条件记录、样品管理记录等。人员或设备记录应随同人员工作期间或设备使用时限全程保留，在人员调离或设备停止使用后，人员或设备技术记录再保存3年。无论电子记录还是纸面记录，应包括从样品的接收到出具监测报告过程中观察到的信息和原始数据，并全程确保样品与监测报告的一致性。其他技术记录的保存期为二十年。
4.3.3 任何人不得将记录资料视为己有，所有记录未经领导批准不得随意向外提
德州市环境保护监测中心站（德州市环境保护科学研究所）程序文件 记录的控制与管理程序 文件编号： DZHJ/CX—E—13 修订状态： 第0次 修订 版 本： 第E版 页 码： 第4页 共4页 供。本站人员确因工作需要借阅记录的，应严格遵守《保密和保护所有权的控制程序》中的有关规定，并经技术负责人批准后，就地借阅，不得带出本站外，同时填写“记录借阅登记表”。
4.3.4 存储在计算机中的记录档案要加设密码，在取用时应由分管技术负责人批准，由专职计算机操作人员进行。档案管理人员应严格执行《保密和保护所有权的控制程序》。
4.3.5超过保存期的记录由档案管理员填写“记录销毁登记表”，经综合质控科负责人审核后报技术负责人批准，然后由综合质控科进行监督销毁。 5 相关文件
DZHJ/CX—E—02 《保密和保护所有权的控制程序》 DZHJ/ZD—E—05 《环境监测有效数据规定》 DZHJ/ZD—E—06 《记录保存规定》 6 相关记录
DZHJ/CX—E—13（01） 文件、记录归档登记表 DZHJ/CX—E—13（02） 文件、记录销毁登记表 7 发放范围
本站各科室。
记录的控制与管理程序流程图
综合质控科审订记录格式 发至使用科室 实验人员填写 三级审核
记录的保存 归档
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