（二） 非定期会议
（三）会议安排
1．公司内会议由行政部秘书安排，部门内会议由各部自行安排 2．主会人会前一天需向秘书告知会议安排、会议内容 3．秘书须提前四小时以上书面通知与会人地址、时间、内容 4．秘书负责会场安排与整理
5．开会期中，秘书负责记录；并于会后将会议摘要决定整理、打印、转发给有关人员及总经理备案
会议流程
四 办公设备管理 1．电脑
1.1行政部根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统；
1.2根据保密原则需要，由行政部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码 1.3员工在所属部门目录下设立个人子目录 1.4员工不得私设电脑密码
2．传真机、复印机：
2.1由公司行政部统一管理与使用 2.2建立严格的使用登记制度
2.3未经许可，个人不得自行操作使用
3．可运用状态维护
3.1行政部负责电脑、传真机复印机的检查、保养和维修,保证设备的可运用状态
五 文书作业 （一）打印
1．总经理、各部门主管交由秘书打印之文函、广告，需填写《文书委派单》，并标明文件之性质，如传真、公函、内部文及保密级别，急迫性程度由秘书根据其缓急确定先后秩序。
2．打印完毕后秘书先行校核并于《文书委派单》上签字，转交委办单位之经办人校核、签字
3．对外传真、公函秘书须复印存档（参见收发文流程）
4．文书处理过程中，未经同意秘书不得将受托文书传阅他人
文书作业流程
（二）复印
1．公司复印作业由行政部秘书统一执行
2．一般文件由各部门委托人员口头交托行政秘书
3．客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件，需填写复印委托单（文件名、秘级、用途、装订要求等）经高级主管批准后执行复印
4．秘书于复印、装订作业后，须填写复印装订登记表（日期、内容、页数、复印机码、批准人、保密标识等）
复印流程
六 收发文
1.文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。每一位员工都负有文件管理的责任或义务。
2.本公司对外文件之收发的责任者为指定专人----文秘统一办理，她是各级文件管理的直接承担者。附《收、发文登记表》
3.文秘在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记，并在公文上附“公文处理单”，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅人或承办人在“收文签字 簿”上签收，文秘对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果，并对文本进行复印和留档。
4.公司的各类文件均属内部机密文件,文秘不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函，只要在“收文登记簿”上登记即可，直接分送有关人员阅办。
5.本公司对外之发送文函按性质订立参见《文档管理制度》。
6.文件传真的发文工作亦由文秘人员负责，需发文者将文稿经主管人员签字后交文秘处登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。
7.对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播。
8.每月未，文秘应将收、发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁，报行政管理部备查。附《档案资本销毁情况记录表》
9.文件管理应参见《文档管理制度》规定办理。对公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交
文秘按分类归档，文秘必须做好登记造册工作。每月未，文秘应将收、发文整理装订成册。 10.每半年将经各部门主管确认的确无用之文、报刊可作一次销毁，行政人事部定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。 收发文流程 信函收文 发函发文
公司行政管理制度(详细)
