通 知
摘要备案 四、办公设备管理 1、电脑
行政部根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统；
根据保密原则需要，由行政部对行政、业务文件目录设定统一管理的电脑密码 员工在所属部门目录下设立个人子目录 员工不得私设电脑密码 2．传真机、复印机： 由公司行政部统一管理与使用 建立严格的使用登记制度 未经许可，个人不得自行操作使用 3．可运用状态维护
行政部负责电脑、传真机\\复印机的检查、保养和维修,保证设备的可运用状态 五、文书作业
安 排 记 录 会议计划 秘 书 会议通知 会议计划1、复印
公司复印作业由行政部秘书统一执行
一般文件由各部门委托人员口头交托行政秘书
13客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件，需填写复印委托单（文件名、秘级、用途、装订要求等）经上级主管批准后执行复印
秘书于复印、装订作业后，须填写复印装订登记表（日期、内容、页数、复印机码、批准人、保密标识等） 复印流程
六 收发文
1、文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。新城建工公司的泰安分公司定的每一位员工都负有文件管理的责任或义务。
2、本公司对外文件之收发的责任者为指定专人----行政部统一办理，她是各级文件管理的直接承担者。附《收、发文登记表》
保密标各部门 核准 复印装订 复印装订登各部门 复印委托 复印委托单 3、行政部文员在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记，并在公文上附“公文处理单”，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅人或承办人在“收文签字 簿”上签收，文员对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果，并对文本进行复印和留档。
4、公司的各类文件均属内部机密文件,文员不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函，只要在“收文登记簿”上登记即可，直接分送有关人员阅办。
5、 本公司对外之发送文函按性质订立参见《文档管理制度》。
6、文件传真的发文工作亦由文员人员负责，需发文者将文稿经主管人员签字后交文员处登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。
7、对一些机密文件,需在文件页首加盖印章,以防止随意传播。
8、每月未，文员应将收、发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、报刊可作一次销毁，报行政管理部备查。附《档案资本销毁情况记录表》 9、文件管理应参见《文档管理制度》规定办理。对公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交文员按分类归档，文员必须做好登记造册工作。每月未，文员应将收、发文整理装订成册。
10、每半年将经各部门主管确认的确无用之文、报刊可作一次销毁，行政人事部定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。
11、 收发文流程
信函收文
行政部签收 收函登个人信函 部门信函 私函自理 公函归档 业务部门 主管归档 总经理 秘书筛选 责任人：文员、GM秘书 监督人：行政经理
登记归档 总经理 发函发文
发函打印 保密标主管签字 用公司印 复印存档 分理 发文登用印流信件 文员送邮 传真 快递 总台电话 责任人：文员、总台
七 、 用印
1、公司所有印鉴归行政部统一管理，财务章除外。
2、公司所有印鉴总经理签批后方可盖印，总经理不在，电话请示，行政部备案，于总经理回公司后补签批流程。
3、本公司以公司名义对外之行文由行政部负责盖印。
4、公司各部申请签章及总经理、董事长职章，应提出申请(汇签)经上级核准后交行政部，由行政部登记于登记表，负责盖印。 5、用公司印流程
公司章 合同章
责任人：行政文员 法人章 八、文档 1、图书杂志
用印 公司所属图书是专供相关公司内人士参阅，由行政部统一保管，于每年6月、12月下旬详实盘点。
行政文员 部门经理 用印申请 总经理签批 用印申、文员应将图书书名、出版社名称、数册、金额按类型编号，各部门员工由于工作申请单归类 需要借阅的须在文秘处登记借期、归还期。如遇清点期限或公务上需参考将随时通申请人 知收阅,借书人不得拒绝。附《图书登记册》 、一般情况下，图书只得在公司内阅读，借书册数以三册为限，借书期限不得超出过二周，若要续借者，重新到行政部处登记。 、对图书有损坏或遗失者，要作出一定的赔偿。
分公司行政管理制度
