公司对外接待流程管理规定
（一）、目的
为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，规范对外接待的管理秩序，提高接待管理水平，展示公司礼仪形象，特制定本管理规定。 （二）、范围及流程图
本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。 三、 准 备茶 杯、 茶水 、水 果。
会议 宴请 各部门接受通知，了解来访意图、来访要求等基本情况，报备行政人事部 1、了解来宾情况； 2、确定接待级别； 3、确定陪同人员； 4、确定用车、宴请、住宿标准； 5、根据接待需要准备鲜花、条幅，预定会议室； 6、联系相关部门做好摄影、录相等宣传工作。 报总经理审批 行政人事部安排，做好接待准备工作台 住宿 欢送 二料一、；、确摆定放会文议件议、程席、位准卡备等文设字置材； 备总经理审批，相关人员承办。一、确定人员宴请接待等级，报二准一、；、做根好据提接前待预级约别工确作定。住宿标 级提前准备 辆，需要馈赠礼品，按照接待等一、确定参加欢送人员名单、车 （三）、管理
行政人事部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障。
公司各部门在接到重要来访预约后，须报行政人事部，并协助拟定接待计划，相关部门配合接待工作。
接到工作需报总经理审批并至少提前3天告知行政人事部。 （四）、计划和准备
1、行政人事部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，了解来宾基本情况：
来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等；确定接待级别；确定陪同人员；确定用车、宴请、住宿标准等，在这基础上拟定接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。
2、行政人事部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
3、行政人事部根据需要准备横幅、制作欢迎牌、指示牌，准备电脑、音响设备、投影等设备，并保证良好运转。根据需要，准备会场花卉、水果、香烟、饮料以及领导席签。市场部根据需要安排礼仪人员，邀请新闻媒体和草拟新闻通稿，安排摄影摄像等事务。
4、如需宴请，行政人事部提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、香烟、用餐标准；酒水和香烟需各部门负责人到行政人事部办理手续领取。 5、如需留宿，行政人事部提前按接待标准预约好来宾下榻酒店。
6、如需接送，行政人事部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好。
7、如需订票，行政人事部协助提前购买车票及机票。 （五）、接待标准
接待登记 一级标准 二级标准 三级标准 厂家或区域一般性来访人员、其他一般性来访 部门经理及相关人员 接待对象 厂家主要领导、区域主要领导、其他重要来访人员 总经理、总经理助理、相关部门总监 700元 人/天 厂家、区域领导，其他重要来访人员 总经理助理、相关部门人员 400元 人/天 陪同人员 （如有需求） 住宿标准 （如有需求） 用车标准 （如有需求） 宴请标准 （如有需求） 200元 人/天 奥迪车辆 丰田小霸王 福特或丰田小霸王 3000元 2000元 800元
一级接待标准：
陪同人员：总经理、总经理助理、相关部门总监
1、迎接：注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，
要注意顺序。
2、参观：总经理、副总经理陪同，由相关人员介绍基本情况以及到达项目地后详细介绍相关信息。
3、座谈：由所需座谈部门配合，行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好投影设备、摄影摄像设备。
二级接待标准：
陪同人员：总经理助理、相关部门人员
1、迎接：由相关部门人员进行迎接，引导来宾。
2、参观：总经理助理、相关部门人员陪同，介绍展示基本情况以及相关信息。 3、座谈：由所需会谈部门配合，行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。
三级接待标准：
陪同人员：部门经理及相关人员
1、参观：部门经理及相关人员陪同，介绍基本情况以及相关信息。
2、座谈：由所需会谈部门配合，行政人事部人员确保公司环境、楼道、室内、洗手间清洁，将相关资料、纸笔、茶水杯摆放于接待室。 (六)、接待路线
公司来客到店 --- 相关领导办公室 --- 会议室 （七）、注意事项
接待中涉及机要事务、秘密文件、重要会议先关内容，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。 （八）、信息反馈
接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提取其中对公司有价值的信息交有部门领导。 （九）、附件
一、《会议室准备规范》 二、《来宾接待登记表》 三、《接待礼仪规范》
会议室准备规范
一、会议室不布置
程 序 准备用具 确定台型 摆 台 标 准 根据会议预定单要求将所需的各种用品和设备准备好。 根据会议预定单上的人数和要求，确定出会议的台型。 1．首先摆好桌椅，距离相等对称，前看侧看都在一条直线上； 2．铺好椅套（无污渍、干净），椅套要干净，平整，包好椅角； 3．摆放好茶杯和纸笔 摆放其它设备 检 查 按来宾要求将所需设备摆放就位（会议前一小时），并调试好，按照需区域挂好横幅，横幅要求提前一天到位。 检查台型是否符合要求；台面是否整洁；各种用具是否干净、齐全，摆放符合要求。 二、会议主会场服务
程 序 标 准 1．会议开始前半小时，根据会议预定单要求备好相关饮品和开水； 2．将会议室门打开，调节好室温（夏季：22－24度，冬季：18－24准备工作 度）； 3．调试好为会议提供的设备，包括灯光，投影设备等。 4．根据来宾要求将指示牌放在指定位置。 1. 来宾入座前将茶沏好，并注意倒水顺序:先宾后主， 先女后男，从左至右。每隔20分钟续水一次。 2. 拿暖瓶倒水时，走路要稳，步子要轻，动作协调，与宾客保持尺外距离，倒水以七八成满为宜，斟完后，上前一步将茶放回原处，面带微笑，伸手示意，或说：“请用茶”，然后进行下一位； 会议服务 3．从会议桌前倒水时左右手的动作相反。 4.会议正式开始前5分钟一切工作就绪（具体情况可灵活掌握）； 5. 会议中间休息时，行政人事部必须及时清理台面； 6. 会议进行期间，不得离岗，发现问题，要及时采取补救措施； 7. 无论给来宾上茶，换烟缸还是上水果等，服务时必须要有手势示意。 1. 散会后，行政人事部人员要先对会场进行仔细查巡，发现来宾是否有遗忘物品和文件，会议室设备有无破损，丢失，并能及时将所拾物品交还给来宾或上交，发现问题及时汇报； 清理会场 2. 待来宾走完后方可撤台，并将桌椅恢复原型，摆放整齐； 3．将会议用设备归位锁好，电脑归还相关部门； 4．彻底检查会议场所内外有无烟头等隐患，拉断电源、锁好门窗并填写好会议室使用记录表； 5．主动与主办单位负责人联系，征求意见，保持良好的服务关系。
来宾接待登记表
来访客户 来访日期时间 客户人数 离开日期时间 客户背景、爱好 及来访目的 公司出席 公司接待人员 谈判人员 参观安排 会议室安排 笔记本、投影仪（是否用） 入住安排（人员姓名、 日期、酒店、结算方式） 订餐 费用申请 直接上级签字 其他要求 订车
公司接待流程及标准
