国际商城文档管理规定
4.23.1 外部函件
4.23.1.1客服部函件起草人将拟好的最
后电子版本存放于“客服部信息共享-电子文档管理—对外发文”。
4.23.1.2客服部对外发文函件，起草人
在发送之日在总办领取编号并记录。
4.23.1.3客服部文员对函件的格式审核
无误后，提交部门经理、总物业经理审批合格，再提交总办。同时，将提交函件的相关内容进行记录在部门的《收/发文登记表》（外部）。
4.23.1.4 经总经理批复的函件，由客服
部文员存档并汇报给部门经理。并将复印件留存给总办及相关人员各一份。
4.23.1.5 收到外来函件，前台盖章接收
后记录在部门的《收/发文登记表》（外部）。将复印件留存一份，并抄送部门经理。原件派送至函件相关部门。并由接收部门在复印件上签收。
4.23.2 内部函件
4.23.2.1客服部函件起草人将拟好的最后电子版本存放于“客服部信息共享-电子文档管理—对内发文”。
4.23.2.2客服部内部函件，起草人在发送之日在客服部文员处领取编号并记录。 4.23.2.3客服部文员对函件的格式审核
无误后，提交部门经理审批发给相关部门或人员。同时，将提交函件的相关内容记录在《收/发文登记表》（内部）。 4.23.2.4 经部门经理批复的函件，由客服部文员存档，并将复印件留存给相关人员。
4.23.2.5 收到内部函件，部门经理，相关人员留存并交复印件给客服部文员存档。 4.23.3 借阅
4.22.3.1 如需借用文件，需填写《文件借用登记表》。 4.23.4 封存
4.22.4.1 部门文员每年1月对前一年对存档文件进行封存，填写《封存文件清单》。
材料出库管理
4.24.1 材料的出库必须凭《出库单》，单证填写
项目须清楚，单证的手续须齐全。如有不符，客服部主管有权拒绝发放物资。
4.24.2 材料要按照先进先出的原则发放，剩余
材料未使用完前，不能开封新材料。 4.24.3 客服部环境主管须对保洁公司低值易耗
品领用的合理性情况进行监督。 4.24.4 三联出库单的使用：仓库材料出库: 三
联单据,第一联为存根联,由管业部环境主管整本留存,连号管理,如有作废单据,应三联齐全,写有作废字样,便于服务中心出纳稽核;第二联为仓库记账联,用于客服部环境主管登记各项材料明细账;第三联为保洁公司库管使用,作为月末与保洁公司进行核账的依据。
出入库票据使用注意事项
4.25.1 客服部使用的出入库单据由客服部文员,
统一发放,连号使用。
4.25.2 所有出入库票据均从客服部文员领出，
并办理领取手续,其他岗位人员不得 在未经允许的情况下私自购买、印刷出入库票据。
4.25.3 领用时，领票人应当场查验票据号的连
续性，如出现断号，由客服部经理、 文员、领票人三方确认并记录，如在使用过程中出现断号现象，将追究领用 人、使用人的责任。
4.25.4 客服部文员负责票据保管，根据实际业
务量的大小，规定发放的数量，一次 一般不超出一个月的用量。
4.25.5 已使用出入库票据由客服部经理每月对
使用完毕的整本单据存根联进行稽
核后，作为库房重要财务资料单独保存，对正在使用或尚未使用的票据，按 谁领用谁负责原则，存放于指定的地方。 4.25.5. 客服部环境主管对库存物资每月25日
进行盘存，并填写《仓库物资盘点表》 报部门经理审核。
4.25.6 客服部环境主管每月25日根据上报的
月度计划及库存情况,按照管理处的《采购申请程序》进行采购。
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