龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn
使用Word文档常遇的难题及操作小技巧
作者：闵丽
来源：《数字技术与应用》2015年第02期
摘要：本文总结了文档处理中的工作经验，介绍使用WORD文档经常遇到的几个难题和很方便的操作小技巧。Word文字处理软件技术成熟，功能强大，大家最常使用。但在使用过程中有很多的技巧，往往容易被忽略。本文总结了文档处理中的工作经验，介绍使用WORD文档经常遇到的几个难题和几个方便的操作小技巧。 关键词：WORD文档 难题 技巧
中图分类号：TP317 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2015）02-0000-00 1使用WORD文档经常遇到的难题
经常用Word办公，会遇到这样或那样的问题，常见的有：（1）禁止Word自动编号。操作编号或项目符号时，一些段落都自动加上了编号或项目符号。这是因为用户打开了“自动编号列表”或“自动项目符号列表”。要取消它，按“Ctrl+Z”组合键即可。操作步骤为：单击“格式”中的“自动更正”命令，在对话框中选取“自动套用格式”选项卡，取消“键入时自动应用”选项中的“自动编号列表”或“自动项目符号列表”就可以了。（2）让文档中的各个章节都有不同的页眉页脚。操作步骤为：将光标置于使用不同页眉页脚的章节之间，单击“插入”菜单中的“分隔符”命令，在弹出“分隔符”对话框中在“分节符”选项组中选择自己需要的分节符类型，重复上述步骤，各个不同的章节之间都有分节符，插好分节符即可。做起来很方便美观。（3）看不见Word中绘制的线条。在用Word提供的绘图功能时怎么也看不见绘制的线条。出现这种现象的原因是将Word绘图功能中线宽设置为0了，只要更改相应的线宽即可。（4）如何处理“、”后的自动退格或一点“、”就点不上。编排序号后“、”后常常自动退格，或一点“、”就点不上，可以先点“.”再点“、”，之后再把“.”去掉就可以了。是笔者发现总结的。这是目前Word软件还不够完美的地方。（5）在存盘的时候不能保存。症状如下：磁盘已满或打开文件过多，不能保存，另开新窗口重存也不管用。把word 文档全选，然后复制，然后关掉word，电脑提示你粘贴板上有东西，要不要用于别的程序，选是，然后，再重新打开word，然后粘贴，然后，保存。（6）一次替换掉WORD 里的软回车。有时候下载的文档全带着软回车，想把它删掉。只要通过查找+替换，按CTRL+H就可以了。软回车符号是^l，在特殊字符里能找到。（7）怎么在WORD 里的框框里打勾。可以先画一个文本框，在文本框里打一个钩，之后拖过去；或者先在WORD 里插入符号“√”，选中“√”，到-》格式-》中文版式-》带圈字符-》选“□”即可。（8）一些数学符号如三次方和对数怎么打出来。例如在word中二的三次方怎么打出来，还有log以二为底三的对数怎么打出来，在WORD的文档里输入23，然后选中3，在格式菜单里点击字体，出现一个对话框，将上标打上勾，确定即可。至于Log23，跟上面的一样，选中2，在格式菜单里点击字体，在对话框里将下标打上勾，确定即可。
龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn
2经常使用WORD文档的操作小技巧
（1）一次保存多个文件。很多应用软件都有“保存所有文件”命令，如WPS Office。Microsoft Word中也有这个功能。只要按住“Shift”再打开“文件”菜单，会发现原来的“保存”命令变成了“全部保存”，可以一次将所有打开的Word文件全部保存。（2）快速组合多个对象。当图片很多、很小且又挤在一起时，按住鼠标右键，从这些图像左上角拖动至右下角，将这些图像圈选起来，然后右击选中的图形，使用“组合”—“组合”命令就可将这些对象组合起来。（3）快速回到上次编辑的位置。Word能够记忆前三次的编辑位置，按“Shift+F5”组合键可以将插入点返回到上次编辑的位置，第四次按“Shift+F5”组合键时，插入点就会回到当前的编辑位置。打开文档后立即按“Shift+F5”，可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次编辑的位置。（4）怎样微调WORD 表格线。WORD 表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老远，想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办答：选定上下两个单元格，然后指定其宽度就可以对齐了，再怎么拉都行press\，打开绘图，其中有个调整坐标线，单击，将其中水平间距与垂直间距都调到最小值即可。打开绘图，然后在左下脚的绘图网格里设置，把水平和垂直间距设置得最小。（5）快速更改英文的大小写。先在文档中选中想要更改大小写的英文字母或英文单词，按住“Shift”键，同时按下“F3”，不停的按“F3”，每次按“F3”时英文单词的格式会在全部大写、首字母大写和全部小写之间切换。（6）在英文状态下输入直引号（'）。在“工具”菜单里单击“自动更新选项”命令，再单击“键入时自动套用格式”选项卡，取消选中“键入时自动替换”栏中“直引号替换为弯引号”项的复选框，就可以在英文输入状态下输入直引号。（7）对齐。只有英文单词间才会有空格，中文文档没有空格，一定不要用手动敲空格来达到对齐的目的。自己手动打空格实现对齐一定要谨慎，也不要通过敲回车来调整段落的间距。所有的对齐都应该通过标尺、制表位、对齐方式和段落的缩进等来实现。（8）使用交叉引用设置编号。一般不要自己敲编号，而是使用交叉引用设置编号，不然的话，手动输入的编号有可能给后期文章的修改带来麻烦。表格和图形的编号可通过设置题注的编号来完成，标题的编号可通过设置标题样式来完成，例如写“参见第x章、如图x所示”等字样时，一定要使用交叉引用。（9）使用子文档。有时候文件较大，有大量的图片、公式、表格，打开、保存、关闭都需要很长的时间，且不保险。建议分开保存，使文件变小，提高编辑速度，一旦文档损坏，也不会全军覆没。不要先写子文档再插入到主控文档里，而是先建主控文档，再创建子文档，这样会好些。（10）常用快捷键。此外，使用WORD时有一些快捷键，熟悉一下也有必要。比如Ctrl+Shift+Spacebar创建不间断空格，Ctrl+ -（连字符） 创建不间断连字符，Ctrl+B 使字符变为粗体，Ctrl+I 使字符变为斜体，Ctrl+U 为字符添加下划线，Ctrl+Shift+缩小字号，Ctrl+Shift+> 增大字号，Ctrl+Q删除段落格式，Ctrl+Spacebar删除字符格式，Ctrl+C复制所选文本或对象，Ctrl+X剪切所选文本或对象，Ctrl+V粘贴文本或对象，Ctrl+Z撤消上一操作，Ctrl+Y重复上一操作，等等。
上述是经常使用WORD文档时很有用的一些零碎经验。当然文档的价值关键在内容，这只是处理文档的外在形式。作为办公室的文员，经常要做繁琐的文档处理工作，一定要停下来学一下Word的帮助，会有助于工作快速有效进行。 收稿日期：2015-02-15
龙源期刊网 http://www.qikan.com.cn
作者简介：闵丽（1974—），女，汉族，淮北市濉溪县人。毕业于淮北煤炭师范大学“计算机科学与技术”专业，就职于安徽省淮北卫生学校，档案中级馆员，教授计算机基础课程。
使用Word文档常遇的难题及操作小技巧
