第六章文档系统的建立
【本章案例分析】
1． 某局使用“年代——机构——保管期限”进行文件分类，但同时又单独设计了 “统计报表类”，将
本局编制或报送的各类人员、工资等基本数据报表等归档文件归入其中， 这种做法是否正确？
错, 采用复式分类法同一分类层次只能采用一种分类方法 ; 该局采用了“年度—机构—保管 期限”分类方法，使分类方案在同一层次既出现了按机构分类，又按问题分类情况，使分 类体系随意、混乱，影响检索。
2． 某公司一个案件的处理工作从 1998年开始至 2003 年结束，前后整整持续了 5年， 为了遵守归
档制度，办案人员每年 6 月以前都向综合档案室移交该案件前一年形成的档案 文件，这样做是否正确？为什么？
上述工作形成的全部归档文件，原则上应在工作结束年即 2003年一并整理 归档。在分类时，将这些文件全部归入 2003 年这一年度，将来在档案管理和提 供利用时，可在工作结束年的档案中找到该项工作形成的全部档案，方便档案 人员的管理和利用者的查找。但对此也不能机械理解，要同时考虑机关文件归 档制度和这项工作每年的文件形成量。如果机关文件归档制度要求必须逐年归 档，那么将这些文件分散到 5 个年度内归档也是可以的，但在分类、排列等环 节上应掌握同一尺度，保证查找时的方便。此外，如果这项工作每年的文件形 成量较大，如果不及时归档就有可能会影响到这些文件的齐全完整并加大平时 管理的难度，同样可以将这些文件分散到 5 个年度内归档。
3． 某大学召开第三届教代会，在整理会议文件时，将此次会议文件形成的若干文件 作为会议决议的附
件来处理，集中装订成为一“件”，以保持同一事由文件的联系性。这样 做可以吗？为什么？ 会议文件具有成套性，可以排列在一起；但其附件均具有独立性，独立件号，应单独装订。
4． 某市某局每年的收文和发文数量都很大，该局对本机关的收发文采用文号、级别 分类排列的方法，
将本机关的收文全部都按照发文顺序，单份装订，按发文号依次排列。 你认为这种分类方法是否合适？为什么？
不合适，（按《细则》要求，不允许使用除年度、保管期限和组织机构 （问题）之外的其他分类方法。其原因是，无论级别、文号还是其他分类方法， 都不足以反映归档文件形成的客观规律，反而会割裂归档文件之间的历史联系， 造成同一事由文件的分散，从而违背“事由原则” 。实际工作中，使用这两种 分类方法的机关都存在着提供利用方面的困难。
5．某局为贯彻《归档文件整理规则》 ，于 2001 年 3 月 18 号召开了由办公室张主任主 持、各部门
专兼职档案人员参加的全局档案工作会议，会上由档案室的业务人员讲授了新 规则的新做法，并要求各个部门将自身形成积累的文件分为永久、长期、短期三个期限， 按照新规则要求整理 2000 年的文书档案。会后，宣传处兼职档案员小文按照以下的方法整 理其归档文件：
（ 1） 按件装订文件，并给每一份文件加封面和封底，以便保护文件。 （ 2） 将其全部归档文件分为永久、长期、短期三个期限。
（ 3） 将三个期限的文件分别按照本部门、上级领导指导单位、下级单位、平级单位 的文件，依次分类排列。
（ 4） 按照排列顺序，在文件首页的右下角逐件对文件编制件号。
（ 5） 填写一式二份的归档文件目录，一份装订成册，另一份放入档案盒中作为盒内 文件目录。 （ 6） 将归档文件按件号顺序装入档案盒。 请问，该局归档文件采用什么分类方法？宣传处小文整理归档文件的方法再否符合规 范？如有不规范的地方，请指出并予以改正。
分类法：机构-年度-保管期限
第一， 不需为每一份文件加封面和封底；
第二， 保管期限应定为永久、定期（ 30 或 10 年）； 第三， 在最低一级类目下应按事由原则排列； 第四， 件号位置应在文件首页上方空白处；
第五， 档案盒只是归档文件的保管装具，而不再是一级整理单位。提供利 用时，档案
人员是根据归档文件目录按照“ 全宗、年度、保管期限、 机构（问题、）件号”的顺序确定所需档案的位置后，再按照盒脊上 的起止件号找到相应档案盒需要抽取的实体。在每盒内设置 “卷内 文件目录”，对检索并无意义。
6.某局使用“年代一一机构一一保管期限”进行文件分类，但同时又单独设计了
“重大请示类”，将本局局长签发的重大请示类文件归档文件归入其中，这种做法是否正确? 为什么?
错，采用复式分类法同一分类层次只能采用一种分类方法；该局采用了 “年度一机构一保管
期限”分类方法，使分类方案在同一层次既出现了按机构分类，又按问题分类情况，使分 类体系随意、混乱，影响检索。
7.指出下列《归档文件目录》中项目填写的不规范之处，并予以改正。
件号 责任者 本局 文号 〔2000〕 8号 题名 通知 日期 页数 备注 小张借走未还 10 2000. 3. 9 1 — 8 李是某公课文件归档人员，公司某次重要会议后，他在将会议文件作为成套文件
归档后，简化了整理环节，没有逐一填写归档文件目录。他这种做法是否正确？为什么?
不正确。会议文件作为成套文件可排列在一起，保持文件间的有机联系, 但每一件需单独编件号，并逐一填写归档文件目录。
9 ?为某单位拟制一份归档文件整理的流程图。 10 ?举出若干例由承办人负责立卷的专门文件
11 ?判断以下归档文件所属的年度。
(1) 1995年形成的《1996—— 2000年工作规划》应归入—— (2) 1997年形成的《1996年XX机关工作总结》应归入——
1995 1997
(3) 2004年8月28日通过，2005年4月1日起实行的《电子签名法》的定稿、存本应归入
——2004
(4) 某单位一个房地产纠纷案件材料是跨年度形成文件(从 2000 ―― 2004年)，分类时 归入——。2004
(5) 几份文件作为一件时，件”的日期应以装订时应以一一日期为准。排在最前面的文 件
(6) 某机关一部分内部文件(白头文件)文件没有标注日期，归卷时应——归类。 考察文件内容，判断文件大致形成日期归类。
(7 )XX大学以学年为单位进行工作，形成的教学文件应该按一一分类，其他的文件 仍按一一分类。综合管理时可将这两种年度的文件一一。
12.某大学的归卷文件整理中，请分别确定以下文件的立卷分工。
(1) (2)
以校党委或党组起草或讨论决定,以学校行政名义的发文归入一一。校办 业务部门教务处起草而以该大学名义的发文一般应归入
一一；确有必要，
也可归入——。大学综合部门，教务处
（3）
该大学党政联合行文的原件由——整理 （立卷）归档 , 其他机关保存——或
其他形式的文件副本。党办，复本
（4）
会议文件 —— 以该大学名义召开的多个机构召开的综合性会议，归入——
；以学校名义召开的招生工作专业会议，归入——。大学综合部门，学校招办
（ 5）
兼职文件 —— 本学校党委书记兼任省人大常委会副主任，在履行兼职职
务时形成的文件，由——整理归档。省人大常委会 【本章讨论题及答案提示】
1. 为何《规则》将分类层次限定为 2-3 级 ?
【答案提示】 基于计算机管理条件下新检索方式的考虑 ,无须通过细分属类即可满足检索要求 .
2. 某局使用 “年度—机构—保管期限 ”进行文件分类，但同时又单独设计了 “统计报表类 ”， 将本局编
文书学第六章文档系统的建立复习思考题答案
