2.5发文要有记录，文件接收人需要在发文登记表签名。3．公文格式
3.1公文一般由发文字号、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章（签
名）、成文时间、抄报及抄送单位等部分组成。
3.2发文字号格式：部门简称+ （年号）+文件编号（**号），例如行政人事部发
文：行政人事（2008）012号，表示行政人事部2008年发的第12次公文。3.3紧急文件分别标明“特急”、“急件”。
3.4公文标题应准确简要地概括文件的主要内容，并准确标明公文种类，标题举
例：“关于******请示”（报告、通知、决定、通报）。3.5公文除会议纪要外，应加盖印章，印章加盖应骑年压月。3.6公文统一简体字，题目用黑体字，正文用仿宋体。4．行文规则4.1
“请示”应当一文一事，只写一个主送上级，如需同时送其它上级，应当以抄送形式，有相关联的事可以一文多事。4.24.3
“报告”中不得带请示事项。
行文统一使用《签报单》并付上公文，给各级领导批示。
5．公文立卷、归档及销毁5.15.2
公文收、发完毕后，各部门应及时将公文整理立卷，以便日后查阅。没有归档和存查价值的公文，经过主管领导批准，可以定期销毁。
第六章
率，特制定本制度。
1
请示报告制度
目的：为建立良好的工作秩序，进一步规范公司的办事程序，提高工作和办事效
请示或报告工作应坚持逐级请示报告的原则，非特殊情况，不得越级请示或报告工作。2
请示工作可采取发送《签报单》及口头请示两种形式进行，重大、重要工作的请示，必须报送《签报单》。3
《签报单》的报送，需经本部门及有关职能部门审核后，再报主管副总、总经理审批。审批时间一般不超过3个工作日，紧急工作事宜，需及时签署审
核、审批意见。4
请示的工作事项办毕后，承办部门负责人（承办人）应及时向有关领导汇报办理情况，便于领导统筹安排下一步工作。5
涉及费用支出的事项，未经请示不得擅自决定，否则，其费用由有关责任人自理。6
本规定也适用使用电子办公系统的请示与报告。
第七章
1．目的
资料管理
明确公司资料管理原则，建立完善准确的资料系列，积累和储存宝贵的工作资料，为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。2．定义
资料是指公司在经营活动中形成的，具有价值并按有关制度规定归档保存的文件、书信、会议记录、单据、契约、合同等。3．原则3.1
部门重要资料在项目完成前应由部门自已管理，项目完成后所有资料原件应移交给行政人事部统一保管。3.23.33.43.5
各部门上交资料，需填写移交表。行政人事部按规定格式填写案卷目录。 公司对外签订的所有合同统一由财务部管理。
公司所有资料实行统一管理、分级查阅（即根据行政级别的不同对查阅资料的内容加以限制）、网络化管理。
4．需要保管的档案资料及其分类4.1
文书类：营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法人代码证件；工作计划、总结、会议记要、重要文件；公司领导的重要讲话、批示；人事档案、考勤表等由行政人事部负责保管。4.2
财务类：各种会计凭证（单证、记账、汇总）、会计帐簿（明细帐、总帐、固
定资产帐等）、会计报表等由财务部负责保管。4.3
物业类：施工记录、维修记录、质量记录、质量安全事故报告、重要的工程图表、结算文件资料、竣工项目总结报告等在项目完工前由物业部保管，项目完工后移交给行政人事部。4.4
策划类：市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划报告等在项目完成前由策划部负责保管，项目完成后统一移交给行政人事部。4.5
销售类：客户档案、认购书、卖房契约、销售资料等在项目完成前由销售部保管，项目完成后统一移交给行政人事部资料室。4.6
图书资料：公司各部门所购买的图书资料统一交由行政人事部，存放于阅览室，员工需要用时需办理借阅手续。
5．有关注意事项5.15.2
各部门须指定专人进行文件资料管理，并做好整理、分类、立卷、归档工作。各部门必须健全完善档案的存入、借出和移交的签收、登记制度。对借出资料必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等；更不能随便乱放，以免遗失。
6．档案目录制定
所有档案的前二级目录（公司名+部门名）由行政人事部统一制定，第三级及第四级子目录由部门拟定上报行政人事部。7．处理条例
有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任：
1)毁损、丢失或擅自销毁公司资料；2)擅自向外界提供、抄摘公司资料；3)涂改、伪造资料；4)未及时归还；
5)未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（资料管理者同罚）
第八章
1.2.3.4.
名片管理
公司员工的名片经行政人事部审核后统一印制，个人不得私自印制。
印制名片要提前三天填写《名片印刷申请表》，由部门负责人签字后送行政人事部。新印制名片要在行政人事部备案，已备案的名片，在增印时可不再备案。员工离职时，应将名片交回行政人事部。
第九章
1．职责/权限：
会议管理办法
行政人事部：公司会议室的日常管理，会议室的统一安排。会议的接待工作。会
议室的日常清洁。
行政人事文员：公司例会的接待与会后的台面整理工作。部门文员：部门会议的接待与会后的台面整理工作。2．会议的组织：
2.12.22.32.42.52.62.72.82.9
公司例会由行政人事部负责组织，行政人事文员负责茶水接待与会后的台面整理工作。
部门会议由各部门自行组织，部门文员负责茶水接待与会后的台面整理工作。
会议准备：会议都必须有目的、有计划和有组织地进行，对会议应做出事先安排与准备，是实现会议目的的首要条件。拟定会议内容：决定会议目的，归纳会议事项与要点。确定参会者。决定会议方式。选择开会时间、地点。拟定议事日程。
会场布置：会议空间安排、会议座位安排、会议用品及设备调配工作。议程、注意事项等等。
2.11会前审核：会议的一切准备工作就绪后，必须做好最后审核，以免出现重
大的疏漏。
2.10会议通知：通知内容包括：会议地点、时间、出席人员、主持、会议内容、
2.12会场准备：扩音设备、投影、桌椅、资料、照明、温度、空气及噪音等问
题、茶水。
2.13会中事务：签到、会场服务、分发会议文件的资料、内外联系、传递信息、
会场秩序。2.14会议记录。
2.15会后工作：撰写会议记录或纪要、议定事项的检查催办。3．会议室使用：
会议室使用须向行政人事部统一提出申请，由行政人事部统一安排。4．会议纪律：
4.14.24.34.4
实行会议签到制，不得无故缺席，有事不能出席者必须事先向召集人请假。按时到会，不准迟到和早退。
会议期间不得接听电话和接待客人，关掉或消音所有个人通讯工具。会议室内严禁大声喧哗与来回走动。
5．会议要领：
要严格遵守会议的开始时间。要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。 6．注意事项：
6.16.26.36.46.56.66.76.86.9
发言内容不得偏离议题。
发言内容不能出于个人的利害或进行人身攻击。个人发言时不可长篇大论，滔滔不绝或过于冗长。不可取用不正确的资料。不要尽谈些期待性的预测。发言不可不懂装懂，胡言乱语。尽量不要谈到抽象论或观念论。发言的内容应该朝着结论推进。主持人应当引导在预定时间内做出结论。
6.10讨论会议发言者不可过于集中于某些人。6.11小组讨论会议不可从头到尾沉默到底。6.12全体会议人员都应专心聆听发言。6.13不可打断他人的发言。
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