第四节 建设项目档案归档质量要求
根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》，所有工程建设项目档案必须是原件（特殊文件除外），归档文件材料，必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，表格统一规范（文字、表格A4）。
一、凡合同、协议、签证、启动验收交接书等文件均应为正本归档，不得用副本或复印件归档。
二、施工技术记录、工程签证单、事故记录、试验单、设计变更单等表式和数据均应用合格的书写材料书写并要求原件归档。
三、措施、方案、会议记录和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或普通色打印件，以保证字迹耐久性。
四、主送和抄送本单位的文件材料均应以红头文件归档，与项目有关没有抄送的文件可以复印归档，其余的不能用复印件。
五、若有特殊要求,需保留原件时且具备专业档案馆保存条件，可向归档部门报复印件， 如原件在其他单位，本单位归档时可向其他单位索取复印件，但要在复印件上注明原件保留单位并加盖公章。
六、施工记录表式应符合本指南相关填表要求（第一章第九节）的有关规定。 七、重大质量事故处理、重要设备缺陷处理、重要会议除文字材料，要求尽量收集声像材料，永久存放、归档。
八、原始档案报送工程文件管理组，承包商与监理留一份复印件；报送若干份监理审查认可的竣工程图以及电子版档案一份，若质量评定为计算机自动评定，则同样报送一份纸质原始档案和一份电子版档案；即最后由工程文件管理组编制成的整套工程档案为纸质原始档案和必要的电子光盘档案。
九、所有的签名都应该是本人签名，必须按要求在表格中的签名，不允许出现一人完成所有签字，如计算与复核不能是同一个人签名等情况，以此类推。
十、所有档案中的各方人员必须手签全名，不能以盖章或复印代替手签名。 十一、原始记录档案不得随意更改，应书写工整、字迹清楚、图文清晰、图表整洁，采用碳素墨水书写，禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。如测量档案、试验档案、检测档案等，如果必须更改的话，应在旁边签名。
第五节 竣工图的编制指南
一、竣工图编制要求
1、时间要求：为确保竣工图编制的质量，在施工过程中必须将变更资料、变更图纸以及其它相关记录收集齐全；
2、内在质量要求：竣工图必须符合实际，反映工程竣工的最终状况； （1）新增了施工内容应适当补充新的施工图；
（2）没有施工图，但实际进行施工且已竣工的工程必须编制竣工图；
（3）对施工质量事故处理及设计文件的更改、包括文字，数字、图形的改变，必
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须在竣工图上有所反映；
（4）被取消的施工图，不应编制竣工图，但必须将取消的依据反映在竣工图说明中；竣工图的签字手续要完备，各有关责任人（编制人、审核人、技术负责人、监理人）要在竣工图上签字，如有责任人以盖章代替签字的，应附有关责任的书面说明。
3、外观质量要求：竣工图必须是新蓝图，图纸质量的规格统一，图面整洁、字迹线条清晰、耐久、标注位置合理。
二、竣工图编制方式
（一）凡按设计图施工没有变动的。施工单位可以在原施工图上加盖“竣工图章”（式样见图2）（必须是新图，竣工图章应使用不褪色的红印泥）代替描制竣工图，并经有关责任人签认后作为竣工图，图号为原图号后加“竣”字，盖竣工图章的部位在蓝图的右下角的设计图标上方或是靠近图标不压盖图形、文字的地方；
（二）凡在施工过程中，对原设计做一般性设计变更的，可不重新绘制，在原施工图上直接修改作为竣工图。并注明变更依据。如变更设计通知单、洽商会议记录等文件编号，加盖“竣工图章”，图号为原图号后加“变”字；凡是图形、标高没有变化，但工程数量与原设计工程数量不同的。需列出竣工工程数量，保留原数量表。各责任人签认后，作为竣工图；
（三）涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过10％的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，图号为原图号后加“变”字，在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。
（四）施工图被取消的，包括设计变更取消或现场没施工的不需编制竣工图，但应在原图中注明“取消”并将原图作废，在竣工图目录上保留原图名称注明“取消”。
（五）同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明；不同建筑物、构筑物应分别编制。
（六）原设计没有的后来变更增加的部分。直接用变更图作为竣工图；并注明变更依据，图号为原图号后加“增”字。
（七）完成竣工图的编制后。应制作《设计变更与竣工图修改对照一览表》作为检查竣工图修改与否的检索工具。见表1
设计变更与竣工图修改对照一览表 表1 序号 图纸名称 原图号 竣工图号 变更修改内容 变更编号 页次 备注 （八）更改应用黑色墨水或碳素墨水。 （九）编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制、变更情况。
三、竣工图的更改方法
（一）文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出
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更改部位，在原图空白处重新绘制；有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，可采用注记说明。
（二）少量线条的修改。可用“×”号将被修改的线条划去，在适当的位置上划上修改线条。如有尺寸应予标注。
四、竣工图的审核
（一）竣工图编制完成后，送监理单位审核，发现不准确或短缺时要及时修改和补齐。
（二）竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。
（三）竣工图按单位工程、装置或专业编制，并配有详细编制说明和目录。 （四）竣工图应使用新的或干净的施工图，按要求加盖并签署竣工图章。
（五）一张更改通知单涉及多图的，如果图纸不在同一卷册的，应将复印件附后在有关卷册中，或在备考表中说明。
（六）国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图应由外方签字确认。
图2： 竣工图章式样（单位mm） 编制单位 7 13 10 第六节 声像档案的编制指南 竣 工 图 编制人 技术负责人 编制日期 60 10 工程声像档案，是建设项目档案的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物、地10 貌和工程施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片和录像档案。 工程声像档案归档内容包括如下：监理单位名称 监理人 10 1、原址、原貌、原重要地物、纪念物的照片、录像。 2、地基及基础录像：建（构）筑物基础类型及施工技术工艺制作的照片、录像；30 25 25 建（构）筑物的位移、沉降、变形及处理的照片、录像。 80 3、主体工程施工：项目某些工程的设计模型照片；施工现场整体工程施工情况照 片、录像；隐蔽工程的工艺制作及处理照片；钢筋制作工程的钢筋布局，型号及节点焊接等照片；反映重点工程的结构布局，混凝土灌注质量等照片；管道及设备工程、安装工程的管沟类型。
4、工程施工组织及工程质量：工程开工程仪式形成的各种照片、录像；工程施工中主要的质量检查、验收的照片、录像。
5、工程建设过程中有关庆典和重要领导的现场指导照片、录像等。
工程照片质量要求图像清晰，工程照片应包括底片和文字说明，工程照片文字说明内容包括所拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。
工程录像档案质量要求图像清晰，解说正确。工程录像档案规格为专业带，工程录像档案带盒上应标有简要说明，内容包括工程名称、主题、录制人、带长时间、审核人及批准人。
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第七节 档案验收指南
一、项目档案验收的组织
省属项目由省档案行政管理部门组织验收；市属项目由市档案行政管理部门组织验收；区属项目由区档案行政管理部门组织验收；有新规定的，从其规定。
二、验收申请
项目建设单位应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报《重大建设项目档案验收申请表》。
（一）申请项目档案验收应具备下列条件：
1、项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要； 2、项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；
3、完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作； 4、基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。 （二）项目档案验收申请报告的主要内容包括： 1、项目建设及项目档案管理概况；
2、保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；
3、项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况； 4、档案在项目建设、管理、试运行中的作用； 5、存在的问题及解决措施。 （三）自评
项目档案验收前，项目建设单位（法人）应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照《重大建设项目档案验收内容及要求》和《广东省重大建设项目档案验收评分表》进行自评。
（四）验收要求
1、项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。
2、项目档案验收根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T8—2019），对项目档案的完整性、准确性、系统性进行评价。
3、项目档案验收以验收组织单位召集验收会议形式进行。
4、项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目的建设单位（法人）、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员列席会议。
5、项目档案验收会议的主要议程包括：
（1）项目建设单位（法人）汇报项目建设概况、项目档案工作情况； （2）监理单位汇报项目档案质量的审核情况；
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（3）项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况； （4）项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价； （5）项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。
第八节 建设项目档案常见问题及处理措施
项目档案编制是一个系统且专业工作，不仅需要健全的管理制度，而且需要在齐备的软、硬件予以支撑，也需要专职档案人员具有熟练的专业技术（包括工程技术和档案管理知识）和良好的职业习惯，更需要各参建单位的大力协作及配合。从我市今年所形成的交通基础设施项目所形成的工程档案检查验收情况看，仍存在以下常见问题：
一、档案管理制度不完善、制度未落到实处。部分项目的档案管理没建立从建设单位→监理单位→施工单位全方位的管理网络，各相关单位内部管理制度不健全、责任不清晰、分工不明确。这造成相关人员在主观上不重视工程项目档案管理工作。
二、专职资料员不具备专业技术。部分项目的专职资料员对项目的工程内容、管理流程、施工工艺、试验检测、质量评定等专业领域不了解，其工作定位仅仅停留在普通文职人员类别，基本上均为被动收集（即将别人提供的材料进行保管）。这造成在收集过程未与归档整理要求相结合，从而造成大量的文件材料收集不齐全且为后期组卷增加了大量的工作量。
三、案卷形成质量较差，在齐全性、真实性、耐久性方面存在不足，主要表现在文件材料不闭合、签署手续不完备、填写不规范、签名不真实、公章使用尺度把握不统一、数据来源缺乏依据、统计数据前后不一致、结论签署用语不准确、质量评定扣分依据不充分、使用纸张不耐久等问题。
四、整理质量不理想，主要表现在排列不合理、封面脊背格式不统一、案卷题名拟写不准确规范、卷内目录的题名与文件材料实物不相符、纸张折叠和文件装订不规范等问题。
针对上述通病，提出以下建议：
1、建设单位应在招标文件里明确各参建单位在项目文件材料的形成、整理、档案移交等方面的义务，并在过程管理中将工程档案与计量挂钩，严格实行“资料不全不予计量”的管理模式。
2、专职档案员必须进行岗前培训，并由各建设单位组织对其能力进行考核，并确保人员稳定。
3、针对案卷形成质量较差、整理质量不理想的问题，应参照本指南的相关要求，并深刻领会综合类文件必须遵循“闭合”原则、技术类文件按照单位、分部、分项工程划分原则进行收集、整理，并使最终形成的项目档案能真实反应建设过程、便于使用查找这一目的。
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(1)佛山市公路建设项目档案工作指南(2019版)第一册 建设项目档案编制及归档指南共205页文档
