用WORD的邮件合并功能批量打印带照片证件 2009-02-24 14:28
最近单位在处理一批准考证，准考证上面除了个人信息外还要求打印每个人的照片，领导安排誊印出准考证，然后再分组手工填写考生信息，还要手工贴考生照片，这可累坏了我们这些同事。我也参与了最后贴照片的一些活，总寻思着如何来改进这些工作，为今后的工作减轻些负担，当然也减少了以后的加班费＾~＾。
据我所学，利用word的邮件合并功能可以批量打印出相关信息，但批量打印带照片的证书，邮件合并能完成这个要求呢？经过一番摸索、查寻，终于找到办法可以解决了，具体过程如下：
准备工作：准备一份考生信息数据库，可以是Word创建的数据源，也可以像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件，都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。。我最常用的是Excel簿，里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片的路径和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的准考证号或姓名的话，可免），假设照片放在e:\\photo文件夹里，每位考生的照片文件名和准考证
号相对应（如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题）。数据准备工作的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔细校对正确。
接下来的工作就是要设计邮件合并的模板了，步骤如下： 1．启动word程序，从菜单栏中选择“工具――邮件合并”，将出现“邮件合并帮助器”对话框；
2．在“邮件合并帮助器” 对话框中的第一步“主文档”中单击“创建” 下拉按钮，选择“套用信函” （如果想在一张纸上打印多份的话，选择“分类”），再在出现的对话框中点击“活动窗口（A）”按钮。
3．在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据（G）”下拉按钮，选择“打开数据源(O)?”，在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel电子表格，点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档（M）”，这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏
4．然后画好表格填好项目，进行排版、设置纸张，再把光标置于要插入相应项目的位置，点击“邮件合并”工具栏的“插入合并域”下拉菜单（下拉菜单中的相应选项与Excel数据表格中的标题行是一一对应的），然后单击下拉菜单中的相应选项，直至插入所有只
包含文字的域。
5．下面是实现批量打印照片的关键一步，就是照片域的实现： 先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl+F9插入一个域，输入“IncludePicture \\\\\photo\\\\”（不包含外侧双引号），再按Ctrl+F9插入一个域，输入“MergeField \到这个域之后输入“.jpg\
{IncludePicture \准考证号\。（这一步思路很好，用“准考证号”后就省得为每个文件输入路径了）
现在保持光标在域中，按Shift+F9将代码转换为结果，也就是把图片内容显示出来。这时候如果什么也没显示，不要慌，按个F9刷新一下域就行了。其实，在按Shift+F9之前直接按F9刷新域也可以显示出来图片。不过图片大小似乎不太合适，调整一下吧。
6．然后单击合并到新文档按钮，切换到生成的新文档里，咦，怎么照片处什么都没有？不会是上当了吧？
别急，保存生成文件（不用关闭文件再打开），按Ctrl+A全选，再按F9，哈哈，每位考生对应的照片是不是全出来了。＾＿＾
不对??好像所有的图片好像显示的都是第一个人的照片。没关系，全选这个Word文档，然后按F9对所有域进行刷新。这时候图片
应该都换成了正确的图片，如果还没有——也许Word有这么个BUG——那你就先把这个文档保存下来，关闭，再打开，全选，F9刷新。
图片刷新的问题是解决了，但是又出现了另一个问题，图片大小都变成调整前的了。也就是说，我们插入INCLUDEPICTURE域之后所做的调整，全都失效。查查Word的帮助文档，可以找到，所有域代码都可以有一个开关，用来保存对域结果进行的格式修改： \\* MERGEFORMAT（注意前面的\\*是必须的，“*”后面有个空格）。所以，将上面的INCLUDEPICTURE域代码修改为{ INCLUDEPICTURE \准考证号\
在邮件合并模板中F9刷新显示图片，调整图片，再合并成新文档，刷新全部域——OK，这次全都是调整后的格式了。
实际上插入一张照片使用的域是{IncludePicture
\，插入准考证域用的是{MergeField \准考证号\，而本文把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture \准考证号\从而实现了本文最初提出的要求――批量打印照片。
如果想打印在学籍、证件、档案上，在准备好数据库文件的情况下，对主文档模板作相应设计修改，同样也可以实现，可谓一举多得，不用再找专用软件来批量打印照片啦。
建议使用word2000，在word 2003中插入文字域的方法比较烦，在这里不一一表述了。
附：\的Word域的用法：
域用法：{ INCLUDEPICTURE \\：图形文件的名称和位置。
如果其中包含较长的带空格文件名，请用引号引住。如{IncludePicture \桌面\\\\用Word邮件合并实现批量打印带照片证件\\\\邮件合并[url=file://\\\\photo\\\\4220001.jpg]\\\\photo\\\\4220001.jpg[/url]\
指定路径（路径：操作系统用来定位文件夹或文件的路径，例如 C:\\Manual\\Art\\Art 22.gif）时，请以双反斜杠替代单反斜杠。例如：“C:\\\\Manual\\\\Art\\\\Art 22.gif”
IncludePicture域中的文件名路径也可以使用相对路径。如{IncludePicture \邮件合并
[url=file://\\\\photo\\\\4220001.jpg]\\\\photo\\\\4220001.jpg[/url]\，文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。用相对路径的好处是只要把包含word模板文件、数据库文件和照片文件夹放在一个文件夹内，那么拷贝到其他任何一台安装有office软件的电
用WORD的邮件合并功能批量打印带照片证件
