电子文件归档与电子档案管理细则
第一章 总 则
第一条 为了扎实开展电子文件归档与管理工作，根据《电子文件管理暂行办法》、《电子公文归档管理暂行办法》、《电子文件归档与管理规范》及有关规定，结合本市实际，制定本细则。
第二条 本细则适用于本市各级党政机关、人民团体（以下统称各立档单位），国有企事业单位可参照执行。
第三条 本细则所适用下列概念具有特定含义。
（一）电子文件，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
（二）电子档案，是指经过鉴定具有保存和利用价值的归档的电子文件。
（三）元数据，是指描述电子文件内容、结构、背景和管理过程的数据。
（四）逻辑归档，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
（五）物理归档，是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。脱机保存载体按优先顺序依次
为：一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。推荐使用档案级可记录光盘（DVD—R）。
（六）迁移，是指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
（七）真实性，是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
（八）完整性，是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
（九）有效性，是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
（十）档案信息代码，是指描述档案属性的代码，用二位英文大写字母表示。二位英文大写字母分别为档案属性头两个字汉语拼音的第一个字母。具体表示方法如下：文书档案WS；科技档案KJ；财会档案CK；照片档案ZP；录音档案LY；录像档案LX等等。
第四条 各立档单位电子文件形成机构负责电子文件的收集、登记与向档案室的移交工作，档案室负责电子文件的接收归档、电子档案的保管与向档案馆的移交工作。
第五条 市、区县国家综合档案馆负责接收和保管接收范围内各单位保管期限为永久和长期（30年）的电子档案，并依法提供利用；有条件的应当根据国家灾害备份的要求，建立本级电子
文件（档案）备份中心或者异地备份库。
第二章 电子文件的收集登记与移交
第六条 按照《陕西省电子文件归档与管理规范》收集积累电子文件。电子文件的收集积累应符合下列要求。
（一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件及相关软件均应收集。收集的电子文件应采用或转化为通用存储格式；收集采用非通用存储格式文件时，应将查看等相关软件及其说明文件一并收集。
（二）电子文件应收集齐全。电子文件的元数据也一起收集。办公自动化系统中产生的电子发文《审签单》、收文《办理单》，重要发文的历次修改稿本，也一起收集；收集时，分别作为一份电子文件。没有使用办公自动化系统的，其纸质发文《审签单》应该扫描成电子文件收集。纸质来文及其《办理单》扫描成电子文件收集。
（三）电子文件应当采用符合国家标准的文件存储格式，确保能够长期有效读取。
1、文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。电子公文应同时收集本市公文传输系统版式文件SEP格式；
2、扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式； 3、视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式； 4、音频文件以WAV、MP3为通用格式。 第七条 电子文件的登记应符合下列要求。
电子文件归档与电子档案管理细则
