海南博美环境保护水电工程有限公司
商务接待管理办法
（试运行）
编写人：唐思琴 2014年03月24日
一、目的
为树立集团品牌形象，扩大对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、规范接待，标准管理，成本控制”的原则。 二、范围
本标准适用于集团各种接待工作。 三、职责
行政部为集团商务接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要客户的接待计划，协调相关部门落实接待任务，并做好后续重要信息的传递及存档工作；集团各部门在接到客户来访预约后，应提前1到2天告知，应填写《接待申请单》及时把信息传递到行政部，并协助其拟定接待计划，由行政部统筹协调，无填写申请单或来访单位信息不明确的一律不安排接待。 四、计划与准备
1、行政部在接到集团领导通知或相关部门接待联系单时，应充分与申请部门沟通，详细了解客户的基本情况：客户职务、来访具体时间、人数、逗留日期、目的和接待要求等。在此基础上拟定相关接待计划，编制日程安排表，酌情安排接待标准。
2、行政部根据拟定计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。
3、行政部根据客户情况提前按接待标准预定好宴请客户的酒店，酌情安排酒水、用餐标准；需住宿的应提前按接待标准预约好客户下榻酒店。
4、行政部根据情况计划安排客户用餐酒店、娱乐项目。
5、如有会议，需准备会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影设备，大型会议需准备领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并安排现场摄影摄像等。
6、根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，接送人员负责协作行政部接待人员协调安排，统一调度。
7、如有需要行政部应根据情况提前为客户购买车票或机票。 五、接待标准
一级接待标准
政府部门正厅/局级及以上级别人员、大型集团董事长/接待对象 总裁、社会各界知名人士 住宿标准 准五星/五星级酒店，商务套间 餐饮标准 大型高级饭店 接待陪同人员 接待车辆 轿车/商务车； 1、迎接：注意把握迎候时间，提前等候于迎接地点。接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序，遵守介绍时的先后次序。要先介绍主人，后介绍客人。在介
董事长、副总经理、副总经理、接待人员 绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的高低，依次介绍。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。初次见面时，时间一般控制在3秒内。
2、座谈：确保集团环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光合适，将集团简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果摆放于接待室。可根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。
会谈结束，董事长及各与会人员陪同对方参观我集团办公环境，并由专员负责讲解介绍。参观完毕，我方全体人员配合送客，董事长送至电梯口，其他人员陪同对方送至停车场。
3、用餐标准：行政部根据集团标准预定饭店，一般为大型高级饭店（本地特色也可）。
4、下榻宾馆标准：行政管理中心根据集团标准预定酒店，一般为准五星/五星级酒店，商务套间。
5、根据情况、客户意愿和兴趣提前计划参观我集团参建项目及游览路线。 6、根据情况向集团申请赠送礼节性礼品。 二级标准：
接待对象 政府部门副厅级、正处级级别人员、大型集团副总裁 住宿标准 准五星酒店，商务大床房 餐饮标准 大型较高级饭店 接待陪同人员 接待车辆 轿车/商务车； 副总经理、接待人员
商务接待管理办法及流程
