公司传真文件收发管理办法
1.目的
为加强公司传真文件治理,保证传真信息能得到及时反馈,保证公司领导能及时,全面地处理好公司传真信息,保证公司工作顺利开展,特制定本方法. 2.适用范畴
本方法所指传真文件包括:与项目招投标相关的传真文件;与客户,设计院及供货厂商联系的有关项目工程的传真文件;政府下发的相关传真文件;公司生产经营治理有关的传真文件,以及其它往来传真文件. 3.职责
总经理办公室负责传真文件的收发统一治理,负责传真文件收发登记与存档,传真收件的传阅与阅签意见的督办落实. 4.传真收发治理工作要求
4.1总经理办公室文秘专员为收发传真执行者,必须严格遵照传真收发治理程序执行. 4.2文秘专员外出,由总经理办公室主任指定人员按照规定程序代为治理. 4.3传真文件的收发登记,分类,批转,传阅应讲究效率,幸免延误工作.
4.4公司传真收件人,发件人须积极配合文秘专员执行本治理方法,如因个人缘故违反程序规定,对公司生产经营造成负面阻碍的,将依照情形的严峻性追究当事人的责任. 5.治理程序
5.1传真收件的治理程序
办公室文员接收传真后,分类登记.关于收件人明确,涉及内容为单纯业务联系的传真文件,直截了当复印存档,并将原件直截了当交收件人.关于收件人或责任人不明确,涉及咨询题复杂,或其它需要请示领导指示的,应加《传真文件传阅笺》报总经理办公室主任阅批,由其决定传给相关责任人或相关领导阅示.传阅完毕或转交相关责任人办理时,应收回《传真文件传阅笺》与传真文件复印件一并留存.
5.2传真发件的治理程序
因业务需要需对外发送传真时,相关人员撰稿后,按照公司业务职权规定,报关负责人签发,发送时由总经理办公室文秘专员登记,发送后签发件交文秘专员留存. 5.3传真文件的存档
5.3.1与项目相关的传真文件,项目完工后收集整理项目档案时,由文秘专员将传真文件复印件和《传真文件传阅笺》移交项目档案治理人员,由其归档,自己保留备份,供综合档案归档.其它传真文
件,按档案治理要求,由文秘专员每年定期整理,归入综合档案.
5.3.2传真文件原件不得直截了当存档,必须通过复印,以确保能够长期储存. 6.记录
《传真收件登记簿》,《传真发件登记簿》,《文件传阅笺》.
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