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事业单位电子文本管理及档案信息化建设
作者：张景江
来源：《科学与信息化》2017年第02期
摘 要 档案管理是事业单位的一项重要工作，需要领导重视、主管部门主导、全体职工配合。只有完善制度，不断提升工作人员素质，才能更好地管理好档案。今后还需不断档案管理信息化建设，深度分析利用档案信息，为单位发展发挥更大作用。本文作者结合自己的工作经验并加以反思，对事业单位电子文本管理及档案信息化建设进行了深入的探讨，具有重要的指导意义。
关键词 事业单位；档案管理；电子档案
新时期事业单位档案管理，已经整体实现办公自动化，将档案信息于计算机中录入，从而得到电子文件，然后通过程序处理电子文件。作为现代档案管理主要形式的电子档案管理，其能为用户提供可靠的各项功能，例如网络查询以及档案管理，能够融合事业单位的MIS信息管理系统、DPM设计过程管理和OA办公自动化等，形成功能更加强大的现代信息管理网络。
1 电子档案的特点分析
传统档案管理工作主要采用传统的工作方式，例如手工抄写及整理等，其工作效率不甚理想，整理需要耗费较长的时间，信息保存容易丢失，查阅也不够便捷，对档案信息的开发和利用不利。为促使档案工作效率得到提高，可将网络信息技术应用于档案管理中，一方面促使工作人员的工作负担减轻，另一方面使档案工作的效率和档案信息的利用率得到提升[1]。 就电子档案而言，其主要具有以下优势：
第一，能实现信息的高效处理。电子档案主要是在计算机中录入原始信息、提供图片或者文字等各种扫描方式，然后设置计算机偏好程序进行处理。其能对档案资料进行快速处理、统计、分析和归档，避免有效因人工而造成的失误，并且提高时间的利用率和工作效率。 第二，便于查阅。完成档案信息的录入后，可自动生成目录以及文献检索，能够实现档案的自动分类整理及编排。进行档案信息的查阅时比较方便，可采取关键词检索的方式快速找到所需信息，提高了查找的效率。
第三，有利于档案信息的稳定保存。传统档案管理采用纸质进行存放，需要占据较大的空间，对存放环境的要求也较高。电子档案能够更加稳定地保存，可将其存储在存储卡以及U盘中，可有效避免外界环境的影响，能够长期安全地保存。
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第四，有利于信息的高效利用。传统档案管理中的信息查阅，需要进行纸质档案的提取，要花费较长的时间，对档案的保管也不利。而电子档案凭借其较高的信息化水平，能够更好地进行信息的共享。只要开通档案信息的阅读权限，即可对档案信息实施远程操作，实现档案的高效利用，避免档案查找和传递的麻烦。
第五，便于信息的补录。档案管理中，档案信息的补充与完善十分重要，而传统档案管理需要打开纸质档案再次整理，费时费力。而电子档案的应用，可通过关键词检索找到所需档案，然后对其进行补充和加工即可，十分便捷，可使工作效率得到提高。
第六，使档案工作效率得到提高。传统档案管理内容复杂，工作负担沉重，需要花费大量的时间和精力，档案管理者时间有限，无法进行新业务知识的学习和档案利用的研究。电子档案的使用解除了工作人员沉重的工作负担，促使工作效率得到提高。工作人员专业知识的学习更加方便，档案利用效率也能得到提高。 2 加强电子档案管理的相关对策
根据电子档案的特点，可对电子档案进行有效的管理。电子档案凭借其较高的网络信息化水平，具有较高的工作效率，也具有风险。如果档案存储介质被窃取，或者电脑系统被侵入，则档案信息可能失窃或者被恶意篡改，使电子档案风险性显著增加。因此，为保证电子档案管理的安全，需对其管理制度进行制定与完善，强化电子档案管理，确保档案信息的可靠性和完整性[2]。
2.1 对电子档案的形成制度进行完善
形成电子档案时，需根据国家规定的格式标准，规范各种媒体电子档案的接收、存储、参数指标以及载体形式。并且，同时保存好电子档案的原数据和背景信息，从而确保电子档案形成的完善。
2.2 制定合理的归档制度
为使电子档案的管理制度更加完善，必须进行归档制度的建立。作为档案管理重要组成环节的归档工作，其区别于传统纸质档案的归档。电子档案管理应加强档案文件所处软硬件环境有效性的检测，检查有关电子档案的各种文件，确保内容和其描述及说明相匹配。应将电子档案的说明、目录以及软件等一并归档，并且保证电子档案所用存储载体和达到有关标准。 2.3 建立严格的保管制度
电子档案的安全需要凭借严格保管制度的制定和实施得到保障。首先，需要对存储载体的质量进行严格把控。再者，对存储载体的保管条件进行规范，要求尽量避开不良环境进行保管，并且确保存储环境的湿度及温度合理。其次，对计算机进行严格的病毒检测，坚决消灭电子文件载体的病毒，对载体采取有效的保护措施。并且，重视加密电子档案的管理。最后，为
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避免载体及信息内容出现丢失或者损坏，应对电子档案实行密切的检查，及时发现载体或者信息存在的问题，采取可行的保护对策，做好相应的备份或进行及时的修复[3]。 2.4 加强电子档案管理人才培养，完成复合型人才队伍的建立
电子档案管理其具有较强的专业性，涉及较为复杂的内容，需要开展大量的工作得到丰富的经验积累，因此应确保单位人员岗位相对稳定，使电子档案管理工作的延续性以及稳定性得到保持。其次，管理人员应促进自身素质与能力的提升，对自身知识结构进行完善，培养良好的职业道德，加强对信息技术的了解和掌握，促使自身成为高素质的复合型人才，才能在电子档案管理发展中得到适应[4]。 2.5 加快档案信息化建设步伐
目前不少事业单位的档案管理还是以传统的纸质方式进行，在面对大量的档案是，管理人员很难对大量的信息进行处理，严重影响工作效率。计算机和网络技术的飞速发展，使得档案管理信息化变成可能，信息化管理势必大幅提升档案管理和利用的效能。但信息化也增加了信息泄露的风险，需要在实际工作中加以监管[5]。 3 结束语
事业单位的健康发展离不开档案管理工作的有效开展，为促使档案管理工作效率得到提高，应积极顺应时代发展的潮流，对电子档案进行高效利用。电子档案具有其多方面的优势，能促使档案管理的效率得到提高，但其同样具有安全风险。因此，需在电子档案管理方面加大力度，使电子档案的质量及安全得到保障，使电子档案为事业单位的发展产生更加积极的影响。 参考文献
[1] 杨云华.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].才智，2016，（24）：292-296. [2] 周晓燕，李彦.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].科技展望，2016，26（16）：29-31.
[3] 王威.事业单位人事档案管理的新思路[J].黑龙江档案，2016， 26（3）：56-57. [4] 杨卉，刘敏.浅谈事业单位档案管理的电子化建设[J].办公室业务，2015，（01）：75-76.
[5] 张敏.电子档案在事业单位档案管理中的价值探讨[J].城建档案，2016，（04）：68-69.
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