2019 档案室建设及提升方案 XXXXXXX公司 2019-1-1 XXX单位档案室建设方案
一、项目需求
贵单位现存档案尚未进行集中的规范管理，使得档案查找困难，且有档案资料流失损毁的风险，不能很好地为日常业务提供支撑服务。通过本项目的实施，将为贵单位建立一套标准的档案室体系：
1.建立档案工作组织网络； 2.建立档案管理制度体系； 3.建设满足要求的档案库房。 二、工作内容
1.建立档案工作组织网络和制度体系； 2.提供符合要求的档案管理系统； 3.建设符合要求的标准档案库房；
4.各类公文、业务档案的系统规范整理、著录、扫描。 三、工作目标
根据贵单位要求，档案必须进行规范化整理、安全保管。通过本项目的实施，以满足以下三方面的需求：
1.满足贵单位档案日常保管需求，为档案的长久保存提供保障。 2. 满足各部门在进行业务办理过程中的查询利用需求。
3. 满足贵单位档案管理水平提升需要，为提高档案的管理水平、效率和质量提供保障。 四、档案室建设方案
（一）档案工作组织网络和制度体系
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1.建立档案工作组织体系
设置综合档案室，配备专职档管理员，并明确档案工作负责人，档案工作纳入单位年度工作计划，纳入单位及相应人员的业绩考核。
档案室主要职责有：全面负责单位档案工作，制定本单位档案工作制度和规范，并监督、指导、检查执行情况；收集、整理、分类、鉴定、保管、统计本单位所有档案，为业务部门的利用档案提供服务。
2.建立档案工作制度体系
制定完善本单位档案管理制度，形成完善的档案制度体系： ? 档案工作管理制度 ? 档案归档范围及保管期限 ? 档案分类细则 ? 文件材料归档细则 ? 档案库房管理细则 ? 档案信息保密细则 ? 档案借阅利用细则 ? 档案鉴定细则
在日常的档案管理活动中，严格按照制度的要求，做好各项工作的记录，如档案交接登记表，档案利用审批表，档案借阅利用登记表，档案利用效果反馈表，档案统计表等。
（二）档案整理方案
根据档案管理规定，遵循专业档案由业务部门立卷的原则。单位各部门要及时收集本部门产生的档案、移交档案部门归档；档案部门应及时按
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照公司档案管理的规章及档案整理标准，有规律、有步骤的对档案进行专业化整理，并进行电脑编目、录入、上架（如条件许可，将整理的档案进行档案数字化扫描），达到档案标准整理规范的要求。
流程 工作内容 档案接收 1.清点：清点档案份数、页数与移交清单是否一致； 2.做好档案交接登记手续，填写内容是否完整。 档案分类 按照分类方案，对每一份档案进行分类，编制档案号。 严格按照档案整理规范，进行拆钉、粘贴、折叠、排序、编页号、盖章、编目录、填写卷内备考表等处理。 档案整理 档案著录 否 依照档案管理系统上设置的案卷级和文件级字段，完整地著录档案的相关信息。 档案扫描 依照档案管理系统上设置的案卷级和文件级字段，完整地著录档案的相关信息。 档案装盒 依照档案管理系统上设置的案卷级和文件级字段，完整地著录档案的相关信息。 1.100%检查档案数量是否前后一致，100%检查档案整理、著录、扫描、装盒是否达到档案质量要求；不合格项退回相应环节整改。 2.参照标准： （1）《文书档案案卷格式 》（GB 9705-88） （2）《归档文件整理规则》（ DA/T 22-2000） （3）《纸质档案数字化技术规范》（DA-T31） （4）贵单位的档案整理规范及要求 向档案管理员移交符合规范要求的档案。 质量检查 合格 是 档案移交 3 / 10
（三）档案室建设
我司将按照档案行业标准，结合贵单位的现状及多年的档案室建设经验，建设满足“八防”条件的标准档案库房（平面布置图见附件1）：
1.档案室分为档案库房、档案阅览室、办公室三个区域，一般不安排在顶楼或楼两侧，远离卫生间、热水房，以满足库房的防盗、防潮功能。
2.配备专门的不锈钢防盗门及指纹密码锁，库房内放置钢制防火档案柜，每一档案柜单独上锁、双重保险，钥匙专人保管，保证档案的安全。
3.配备空调、抽湿机等设备，保证库房的恒温恒湿：温度控制在14℃~24℃，日变化幅度不超过±2℃；湿度控制在45%-60%，且日变化幅度不超过±5%。
4.配备干粉灭火器，以满足消防要求，以备不时之需。
5.选用不锈钢防盗窗，并配备双层遮光、隔热窗帘，防尘、防阳光直射，为档案保管创造良好环境。
6.每一档案柜内放置防虫药（中药），既保证档案免于虫鼠侵害，也最大程度保护库管员的健康。
7.在办公区、阅览区及库房内醒目位置，悬挂档案查阅利用、库房管理等相应制度；不仅如此，还将在阅览区悬挂图文并茂的档案宣传画报，提升单位员工档案意识。
（四）档案管理系统的配置
为满足单位信息化的要求，提升档案利用效率和档案管理水平，将为贵单位选用一套符合要求的档案管理系统及相应的服务器，所有的档案目录数据、电子文件数据上系统，满足单位内部的电子查询、利用需求。
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单位档案室建设及提升方案(2019年)
