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办公自动化基础知识(自编)

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本任务。操作系统使计算机系统所有资源最大限度地发挥作用,提供了各种形式的用户界面,使用户有一个好的工作环境,为其它软件的开发和应用提供必要的服务和相应的接口。操作系统位于底层硬件与用户之间,是两者沟通的桥梁。用户可以通过操作系统的用户界面,输入命令。操作系统则对命令进行解释,驱动硬件设备,实现用户要求。 操作系统架构很复杂,对于普通计算机使用者无需深入了解它,只要能够正常使用即可。 应用软件 计算机应用软件种类数不胜数,针对不同用途,开发者会开发出不同软件。而仅在自动化办公中能应用到的软件也是非常多的,比如文字处理、图像影音、数据传输、阅读翻译等软件,而且每类软件中又包含数十种具体软件。本节不能逐一介绍,仅对使用较频繁的office办公软件的一些常用操作技巧进行简述。这里以office2003为例。 Word2003实用操作技巧 .按住Alt后拖动鼠标可

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以按列选定文本。 .按住Alt可对图形、表格等进行微调。 .F4将“复制”与“格式刷”的功能合二为一,重复上一次操作。F8扩展所选内容,按Esc关闭F8效果。 .Shift+F5快速返回上次编辑位置,它可以使光标在最后编辑过的三

个位置间循环切换。即使关闭了的文档 5

再次打开后,按Shift+F5也可以回到上次关闭文件时的编辑位置。 .Ctrl+A可以全选文档,全选文档后按Ctrl+Shift+Z可将文档恢复到默认状态。 .按Shift+F1后,可查看光标所在位置的字体、段落格式。 .设置特大字体:字体列表中的最大字体只有72磅。单击字体按钮后再键入你想要的磅数,再按回车,可得到更大的字体。 .用Ctrl+Z即时撤销“自动更正”等产生的意外结果(撤销自动功能替你完成的那一步操作)。 .在Word中设置上下标注:首先选中需要

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做的上标文字,然后按下组合键Ctrl+Shift+“+”就可将文字设为上标,再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+“+”可以将文字设为下标,再按一次也恢复到原始状态。 .突然遇到停电或死机时抢救Word文件有妙招:随便打开一个文件夹,按Ctrl+V,在那个文件夹里就会出现你来不及保存文件,双击打开看看是不是你正想要的? .执行“全部保存”。当用户打开了多个文档后,如果想全部保存似乎找不到这个命令,其实它是隐藏起来了。按住“Shift”键,然后在打开“文件”菜单,就会发现菜单上多了一个“全部保存”命令,执行即可完成全部保 6 存的操作了。另外,细心的用户也一定发现了,菜单中也多了“全部关闭”的命令,配合“全部保存”命令。 .水平分隔线:使用WORD时,在一行的开始位置连续键入三个以上的“-”或减号,然后回车,会出现一行细水平分隔线。这就是WORD的自动更正功能。你可以利用这

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个功能创作出许多漂亮的水平分隔线,制试卷时特别有用。花一点时间从”工具”菜单中选择”自动更正”命令中可以学到好多知识。试一下,分别键入三个或以上下面的符号,回车后会出现什么:~、#、*、=。 .如何把WORD文档转换成图形文件:打开WORD,新建一个空白文档,将你要转换的文档直接拖到WORD的空白文档里,你想要的效果出现了! .快速打印多个文档:选定几十个要打印的文档,单击鼠标右键,选“打印”即可。 .用键盘输入一个表格:在一行里输入+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+,回车。表格出来了! .快速设置行距:按CTRL+1可将行距设置为单倍行距。按CTRL+2可将行距设置为双倍行距。按CTRL+5可将行距设置为倍行距。 .快速输入跟在文字后面的拼音:首先还是将要注音的几个字输入到Word中,然后全选,并执行“格式”菜单→“中文版

式”→“拼音指南”命令给它们加上拼音,

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7 此时拼音是在文字上面的,按Ctrl+C将这些带拼音的文字复制,点击“插入”→“图片”→“艺术字”,并随便选择一个艺术字样式进入编辑窗口,按Ctrl+V将刚刚复制的带拼音文字粘贴到艺术字编辑器中,你会发现拼音跟在文字后面了,只要将编辑器中的文字及拼音复制出来便可。 .让文档全屏显示:依次点击“工具”→“自定义”→“命令”→“视图”。将“全屏显示”按钮拖到word工具栏中,需要全屏的时候,点“全屏显示”即可。 .改变文字的字体大小:选中后按住CTRL+]就是变大,按CTRL+[就是变小。 .快速插入当前日期和时间:Alt+Shift+D, Alt+Shift+T。 . “查找与替换”功能妙用好多,只介绍六种: ①快速替换特殊格式的字体。如:要将全文中的“电脑”一词改为粗体、红色、下划线。 操作方法:启动“替换”功能,在“查找内容”中填入“电脑”。在“替换为”中填入“电脑”,并单击“高级”选项,打开“格式”菜

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