行政部管理规章制度

3．定期（每月一次）由指定的专业电脑维护公司对电脑进行维护和保养。 第4章 电话使用管理 第10条 电话由行政部统一管理，各部门主管负责监督与控制使用情况。 第11条 各种外线电话须配置“长途电话记录表”，逐次录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。该表每月转办公事务主管审阅。 第12条 长途电话限主管以上人员使用，其他人员使用长途电话时需先经主管批准。 第13条 禁止因私事拨打长途电话。 第5章 打印机、复印机使用管理 第14条 打印机、复印机由专人负责管理，其他人员未经批准不得擅自使用。 第15条 打印、复印文件资料要办理审批手续，详细填写打印及复印的时间、标题、份数和密级，经主管批准签字后方可进行。 第16条 凡需打印的文件、表格等，字迹要清晰，语句要通顺。打印的文件由拟稿部门负责校对。 第6章 传真机使用管理 第17条 传真机由专人负责保管，其他人员不得自行使用。 第18条 不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准后方可传真。 第19条 建立传真登记、签收制度，并立档备案。 第20条 每天下班后，将传真机设置为自动接收状态，以防止遗漏重要文件。 第7章 其他办公设备使用管理 第21条 公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员必须经设备主管人员批准后方可使用。 第22条 办公设备要定期养护，以免因老化而影响使用。 第23条 办公设备使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员过失造成办公设备丢失或损坏，要追究相关人员的责任。 第8章 办公设备使用监管 第24条 公司办公事务部门负责对办公设备的使用情况进行不定期检查。 第25条 公司办公事务部门对违规使用办公设备的人员有提请处罚的权力。 第9章 附则 第26条 行政部对本制度拥有解释权。 第27条 本制度自公布之日起实行。 编制人员 编制日期 审核人员 审核日期 批准人员 批准日期 26

二、办公用品管理制度

以下是某公司办公用品管理制度，供读者参考。

制度 办公用品管理制度 名称 第1章 总则 第1条 目的 为规范办公用品的发放流程，让员工按照节约的原则领取、使用办公用品，特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于公司所有办公用品的发放和管理工作。 第2章 办公用品的申请 第3条 对于日常易耗品的申请，直接由申请部门填写“申请单”（如下表所示），经主管领导签字确认后，到行政部登记领取。 公司易耗品申请单 部门 序号 物品名称 规格 领用人 数量 单位 用途 领用时间 单价 总价 执行部门 编 号 领用人（签字）： 主管领导（签字）： 年 月 日 年 月 日 第4条 各部门如需申购办公用品，还必须另填一份“订购审批单”（如下表所示），经办公事务部门确认审核后，由办公事务部门统一购买。 公司办公用品订购审批单 部门 序号 物品名称 规格 使用人 数量 单位 特殊要求 填表时间 需求时间 27

订购原因： 部门主管审批意见： 签字： 年 月 日 行政部审批意见： 签字： 年 月 日 如果金额超过审批权限须请行政总监签批 意见： 签字： 年 月 日 第5条 “申请书”中要写明所需物品、数量、质量和规格。 第3章 办公用品的购买 第6条 办公事务部门统一购买办公用品，如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品订购审批单”的前提下就近采购，由办公事务部审核，并且把审核结果连同“审批单”一起交付监督检查部门保存，作为日后《办公用品使用情况报告书》的审核与检查依据。 第7条 根据办公用品的库存情况以及消耗水平，确定订购数量。 第8条 办公事务部门在购买办公用品时，要货比三家，选择其中价格、质量最优者。 第9条 办公事务部门必须依据“订购单”，填写“订购进度控制卡”（如下表所示），卡中应写明订购日期、订购数量、单价以及物品来源等。 订购进度控制卡 项 目 物品名称 订购日期 订购数量 单价 物品来源 到货日期 办公事务人员（签字）： 主管领导确认（签字）： 第10条 收到办公用品后，办公事务部门要按“送货单”验收，核对品种、规格、数量与质量，确定

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无误后，在“送货单”上加盖印章，然后在“订购进度控制卡”上登记，写明到货日期、数量等。 第11条 收到办公用品后，办公事务部门要对照“订货单”与“订购进度控制卡”，开具支付传票，经主管签字、盖章，做好登记，转交出纳室支付或结算。 第4章 办公用品的核发 第12条 办公事务部门依据申请部门的“申请单”，在所需物品全部到库后，填写“办公用品分发通知单”。 办公用品分发通知单 需求部门 物品名称 合计 规格 需求人 数量 单位 到货时间 用途 单价 今物品已于____年____月____日到达本部门，请于____年____月____日之前领取 接收人员（签字）： 主管领导确认（签字）： 第13条 办公事务专员核对后，把全部用品备齐，分发给各部门。 第14条 办公用品分发后办公事务专员需做好登记，写明分发日期、品名与数量等。将一份“申请单”连同“办公用品分发通知单”转交办公用品管理室记账存档；另一份作为办公用品分发通知，连同分发物品一起返回各部门。 第5章 办公用品的保管 第15条 办公事务部门必须对所有入库办公用品一一填写台账（如下表所示）。 项目 物品名称 编号 数量 单价 入库时间 备注 第16条 办公事务务专员必须掌握办公用品的库存情况，并经常整理与清扫，必要时要做好防虫等保护工作。 第17条 办公用品仓库一年盘点两次。盘点工作由办公事务主管负责。盘点要求做到账物相符，如果不相符必须查找原因，然后调整台账，保证两者一致。

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第18条 印刷制品与各种用纸的管理以盘存的台账为基准，随时记录领用数量并进行加减，计算余量。一旦用完一批消耗品，应立即写报告递交办公事务主管。 第19条 非易耗类办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿。 第20条 非工作原因严禁将办公用品带出公司。 第6章 办公用品的报废处理 第21条 对于各部门提交的“报废物品清单”（如下表所示），办公事务专员要认真审核，确认其不能再次利用后，经办公事务主管签字方可作报废处理。 报废物品清单 物品编号 物品名称 数量 单价 出厂时间 使用时间 报废类型 报废原因 以上物品本部门申请报废处理： 部门主管（签字）： 办公事务专员 办公事务主管 □同意报废处理 □不同意报废处理 办公事务专员（签字）： □同意报废处理 □不同意报废处理 办公事务主管（签字）： 第22条 对于决定报废的办公用品，办公事务专员要做好登记，在“报废处理册”上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。 第23条 不得随意丢弃报废品，应集中存放、集中处理。 第7章 办公用品使用的监督 第24条 办公事务部门应定期核对“办公用品申请单”与办公用品的实际使用情况。 第25条 办公事务部门要不定期核对办公用品领用传票与办公用品台账。 第26条 办公事务部门要对各部门办公用品的使用情况进行不定期检查，杜绝浪费办公用品的行为。 第8章 附则 第27条 本制度自发布之日起实行。 编制人员 编制日期 审核人员 审核日期 批准人员 批准日期 30