（四）奖旗需去掉竹杆（或木棒）和流苏，将其折叠成16K或A4规格，有字一侧折叠在内，无字一侧折叠在外，注意尽量不要在奖旗上有文字处留有折痕，并将奖旗背面（右上角）贴有“实物档案小标签”的地方露出在面上，将折叠好的奖旗装入档案盒中；
（五）对于有些实物（如荣誉奖匾、证书、奖旗、奖状、奖杯、锦旗，花瓶、龙船、石雕等工艺品，有关建筑物或产品的模型等）需要在单位会议室展挂或在单位公共场所（如大堂、大厅）固定摆放。实物原件可放置在原位置不动，但必须对实物进行抄录编目并在相应位置粘贴实物档案小标签（贴在实物档案背面的右上角或底座、印把等, 以不影响对实物的观瞻为宜），同时对每件实物进行拍照，照片放在声像档案/照片档案/荣誉实物类之中编号归档。
（六）实物档案的鉴定。根据《中国地质大学（武汉）实物档案归档范围和保管期限表》，档案馆及相关部门对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。对存有真伪疑义的实物应采取必要措施组织专家进行鉴定。 第四十五条 实物档案的销毁
对保管期限已满的实物档案，各归档单位会同档案馆进行鉴定，对已失去保存价值的档案，登记造册报主管校长批准后，方可销毁。销毁档案时，必须有两人监销，并在销毁清册上签名。 第四十六条 实物档案的保管
（一）实物档案一般应专库或专柜陈列保管；
（二）实物档案库房应保持整洁，定期除尘，避免褪色，确
保实物档案完好无损；
（三）存放锦旗、证书等易虫蛀的橱柜，要投放防虫剂。 第四十七条 借阅
（一）实物档案原则上只针对单位利用，借用单位须开具介绍信并说明理由，经由综合档案室负责人签字后方可借用； （二）实物档案借阅必须严格办理登记手续，因举办展览等确实需要使用实物档案原件，须办理借用手续，并按期归还； （三）由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门保留一段时间的，可将应归档实物移交档案管理部门后，再办理档案借用手续。
第四十八条 借出的实物档案，使用人应负责妥善保管，不得污损、遗失。
实物一经转换为档案后，借用或单位自存期间丢失、损毁的，按照国家档案法追究责任。
第四十九条 综合档案室要编制系统、完整的案卷目录和检索工具。
档案做到查找方便，并将可开放的实物档案电子照片进行网上公布，方便利用。
第十一章 附则
第五十条 本《制度》由党政办公室负责解释。
第五十一条 本《制度》自公布之日起执行，学院2007年10月10日印发的《软件职业技术学院党群类、行政类等各类文件材料归档制度》（琼软院〔2017〕96号）同时废止。
附件：软件职业技术学院各类档案材料归档范围和保管期限
的规定
附件
软件职业技术学院
各类档案材料归档范围和保管期限的规定
DQ11党务综合 类 目 名 称 上级党组织有关党的建设文件材料（如文件针对本院的，则是永久保存） 学院党代会文件材料 （1）大会通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍，大会选举办法，选举结果和上级批复等。 （2）会议简报、会议情况、小组会议记录等。 （3）工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样。 学院党委会、常委、常委扩大会、书记院长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论形成的文件 全院性的规章制度 党委工作计划，报告（包括调查、报告、总结） 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 以党委名义召开的工作会议材料 党委和上级组织调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料 党委负责同志在院内有关会议上的重要讲话稿和参加上级召开的会议发言稿 党委大事记、工作简报 党群系统启用印章的文件和印模 党群系统重要统计材料 各党总支报、直属党支部报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复 党委保密、秘书工作的有关文件 重要的来信来访及处理材料 党委与有关机关联系、协调工作的来往文件 党总支、直属党支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查报告、会议记录和统计表 党总支、直属党支部建党工作及有关材料 党总支、直属党支部人员奖励及有关文件、材料 各种时效性文件，如放假、开会、办班等通知 保管 期限 长期 1.党群类
序号 1 2 永久 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期
DQ12 纪检 序号 1 2 3 4 5 6 类 目 名 称 上级纪委关于纪检工作的文件 纪检工作规章制度 纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计材料 纪委会议记录 党员处分、复查材料 群众来信来访及处理意见 保管 期限 长期 长期 永久 长期 长期 短期
DQ13 组织 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 类 目 名 称 上级关于组织工作的指示、决定、报告、通知、简报 组织工作规章制度、管理办法、岗位职责 组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料 组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 参加全国、省党代大会代表名单、材料 落实政策的有关材料 党群系统干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表） 副科级以上干部名册（年） 党总支、直属支部改选报告、审批材料 党总支、直属支部委员书记、副书记名册 全体党员名册，组织介绍信 关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料 发展新党员、预备党员转正的名册 党内统计表，党费收缴、使用和管理工作的文件材料 出国人员政审材料、出国人员保留党籍的报告、批复 保管 期限 长期 长期 永久 永久 永久 长期 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期
DQ14 宣传教育 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 类 目 名 称 上级关于宣传工作的文件 本院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结 教职工政治思想工作动态及调查材料 政治理论学习的决定、通知、计划总结 反映本院重大活动的剪报及图表 上级有关学生思想政治工作的文件 本院有关学生思想政治工作的决定、通知、条例 学生工作处学生思想政治工作计划、报告、总结 学生思想政治工作典型调查材料和统计 关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件 各部门学生政治工作人员名单 校报校刊 保管 期限 长期 永久 长期 长期 永久 长期 永久 永久 长期 长期 长期 永久
DQ15 统战 序号 1 2 3 4 5 6 7 8 类 目 名 称 上级关于统战工作的文件 学院统战工作计划、决定、报告、通告、总结 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 学院当选各级人大代表、政协委员名单及审批材料 台、港、澳和侨务工作材料 少数民族工作材料 各民主党派成员和负责人名册及有关活动的材料 统战工作重要会议记录 保管 期限 长期 永久 永久 永久 长期 长期 长期 长期
大学各类档案材料归档制度
