为JPEG或TIFF通用格式，照片、文字说明二者应齐全，文字说明要体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等要素，确切地反映照片的内容。
（二）要贯彻执行声像载体材料部门立卷和归档流程 1.整理组卷 （1）立卷原则
根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单位声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。 （2）立卷分类
①按介质分为纸质文件材料和声像载体材料；
②纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料；
③声像载体材料按类型分为照片、录音制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等；
④同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。 （3）立卷分工
① 各部门应把声像材料的收集、整理、归档工作纳入本部门的岗位职责，明确专人负责，按规定向综合档案室移交归档； ②制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷；
③两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷；
④外单位制作的反映本院活动的声像载体材料，由院档案室负责征集或委托征集；
（4）归档材料的整理
①检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者应及时修补，粘结、生霉、发潮的要及时冲淡、风干。
②根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。
③照片及底片要有文字说明（包括内容、时间、地点、人物和制作者），其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。
④声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号，声像制作的文字材料整理要求按《高等学校档案部门业务建设规范》第六条第三款执行。
⑤声像制品的装具，一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。 （5）归档验收：声像材料形成部门应在规定时间向院综合档案室办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。
第十章 实物类文件材料归档制度
第三十九条 归档范围（具体范围见附件）
（一）荣誉性实物档案。本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等；
（二）印信实物档案。机构变更或撤销、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章；
（三）名人字画实物档案。党中央、国务院领导及社会知名人士为学校的题词、作画；
（四）学校发展中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、匾等物品；
（五）本校与国内、外校际交往中收受的礼品。 第四十条 归档要求
（一）凡是本校在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档； （二）归档的实物应保持整洁、无破损，任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人；
（三）凡归档的实物档案必须要有相应的文字说明，材料完整齐全。收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明；奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位；字画和礼品归档时应附清单及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人；
（四）印章归档时应附印模一式两份；
（五）对具有归档保存价值的实物，单位或个人应及时整理，
向档案馆归档，不应跨年度。
（六）实物档案归档时必须填写移交目录，一式二份（格式见附表二），经档案馆验收核对，双方签字，各持一份备查，同时提供移交目录的电子档。 第四十一条 归档时间
（一）各部门应按上述归档范围将本部门或个人收到的实物在收到后一个月内移交学校档案馆保存；
（二）校庆及我校各种重大活动中接收或形成的礼品由活动组织者在活动结束后一个月内向学校档案馆归档；
（三）印章、字画、礼品、零散的实物及个人归档可以随时向档案馆移交。
第四十二条 档案的管理
（一）根据实物档案的内容构成和形成特点，编制用于组成档号的二级类目代号简表；
（二）实物类档案按品种分类，以物件为立档单位，一件一号；
（三）实物类档案档号为：年度号+实物档案分类号+件号，件号根据时间顺序编流水，年度按实物形成或获得的年度填写。
（四）制作实物档案归档标签。内容包括档号、互见号、实物名称、颁（赠）单位时间、内容说明等。贴在实物档案背面的右上角或底座、印把等处, 以不影响对实物的观瞻为宜；
（五）编制实物档案目录。实物档案目录采用《特殊载体档案目录》格式，按实物档案的类别分别编制。每件实物都应按分类方案，在相关的管理软件上著录各项目要素，并打印出归档目录。实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注等；
（六）将整理完毕的实物档案入库，并按档号顺序排架。 第四十三条 归档的实物应当拍照归档
所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。
第四十四条 实物档案的放置
（一）凡具有反映学校特色和从社会各方面收集来的具有保存价值的实物档案，集中存放在档案馆；具有各部门局部特色和保存价值的实物档案存于各部门；
（二）收藏的字画一般都要进行裱装，经过裱装后，卷起来放入特制的盒子中，或再用衬纸包住；
（三）旧印章应用一个特制的木盒进行排放，排放顺序应与分类方法一致；每方印章在排放之前，都应在印模纸上盖上一个印模，然后在印把上贴上编号，同进在印模上填上相应的编号；
大学各类档案材料归档制度
