（5）卷内材料一律拆掉金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补。
（6）凡是文件材料未注明标题的应加制封面，注明题名、责任者、时间。
（7）各种材料大小均为A4，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。
（8）文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可专柜保管，但需填写与文字材料卷一致的档号。
（9）透明图纸用缝纫机打图边，并贴上标签，填写张号及与文字报告一致的档号。
（10）按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者，应在右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。
（11）填写卷内目录及备考表。
（12）凡教师业务档案中规定的内容已分别归人其他类档案的，如专著、论文已归入出版类，科研成果已归入科研类，应在卷内目录中注明相应类目的档号。
（13）文件形成部门提出每个案卷的密级并会同院综合档案室确定。
（14）填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。 第十三条 归档手续
（一）由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷卷内目录之前。
（二）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。 （三）移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。
第四章 基建类文件材料归档制度
第十四条 归档时间与归档单位
基建项目在竣工验收两个月内，由学院基建部门（如后勤处）将整理合格的基建项目档案向学院综合档案室归档。
第十五条 归档范围
对与工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。具体范围见附件。
第十六条 归档要求
（一）要贯彻以下基建档案工作的基本原则
1.凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属基建类档案。
2.基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。
3.基建档案工作要纳入基建规划、计划，管理制度和基建人
员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。
4.把基建档案工作列入学院的发展计划，在经费、库房、设备和人员等工作条件上给予保证，每年从本单位基建经费总额中拨出一定数额作为基建档案工作经费。
（二）要执行以下基建文件材料的部门立卷与归档流程 1.形成积累
（1）学校基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专（兼）职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。
（2）基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。
（3）基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学院基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。
（4）基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学院基建部门汇总、整理。
（5）学院综合档案室应随时了解大型基建项目主要的工程进度、督促、指导专（兼）职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。
（6）基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件资料形成的质量关。
（7）学院的基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。
（8）使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。
（9）归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图像清晰。
（10）归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。 （11）归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。
（12）工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。
（13）凡是重要和经常使用的文件材料要有副本，其他文件材料一般归档一份。
（14）学院基建部门要定期检查、绘制本院的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。 2.整理组卷
（1）基建项目结束（含最终完成、阶段完成）后，基建部门分管基建档案材料工作的负责人，组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。
（2）根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和
便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按工程项目、单位工程、分部工程、专业、阶段（准备、监理、施工、竣工图、竣工验收）组卷。 （3）文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列（如工程地质图、测绘图、初步设计图、土建施工图、土建竣工图、水工竣工图、电工竣工图、气管竣工图、更改图以及消防、防盗及空调竣工图等）。
（4）拆除卷内易生锈的金属物，对破损的材料进行修补。 （5）基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠四号图纸的规格，底图采用卷筒或平方两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，透明底图必须用缝纫机打图边。
（6）无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单元，在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐一填写。
（7）填写卷内目录和备考表。 （8）确定保管期限。
（9）草拟案卷封面各栏目，经档案部门审查后填写案卷封面。
（10）工程技术人员填写归档说明，交基建部门分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。
大学各类档案材料归档制度
