EKG内网文档搜索引擎 - 管理员操作手册

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EKG内网文档搜索引擎

Enterprise Knowledge Gateway (EKG) System

管理员操作手册

Administrator Operation Manual

Document Information

Document ID LINGJOIN-ELINT-WHITEPAPER Security level Confidential 秘密★ Author Publisher 灵玖中科软件（北京）有限公司 / Version Status Date V1.0 Creation and first draft for comment 2010/9/21 Approved by 灵玖软件 Version History

Note：The first version is”v0.1”. Each subsequent version will add 0.1 to the exiting version. The version number should be updated only when there are significant changes, for example, changes made to reflect reviews. The first figure in the version 1.x denotes current review status by. 1. x denotes review process has passed round 1 etc .Anyone who create, review or modify the document should describe his action. Version V0.1 V1.0 Author/Reviewer 王毅伟王毅伟 Date 2010/9/15 2010/9/21 Description Creation and first draft for comment. first complete draft for comment.

一、EKG简介 ................................................................................................................................... 4 二、EKG优势 ................................................................................................................................... 5 三、管理员操作介绍 ....................................................................................................................... 6 3.1 管理员登陆界面 ........................................................................................................................... 6 3.2 部门管理 ....................................................................................................................................... 7 3.3 共享管理 ....................................................................................................................................... 8 3.4 配置共享路径 ............................................................................................................................. 10 3.5 用户管理 ..................................................................................................................................... 11 3.5 全局设置 ..................................................................................................................................... 13 附录：用户权限介绍 ...................................................................................................................... 15

一、EKG简介

内网文档搜索引擎系统是一款针对政府、企业或机构局域网内部文档管理、搜索与挖掘的软件产品，凝聚了灵玖中科软件（北京）有限公司多年自然语言理解与精准搜索引擎的技术积累。

随着信息化的高速发展,社会各界、政府及企业中的电子文档（word、excel、ppt、txt、pdf 等）也变得越来越多。大量政府和企事业单位的文档是包含着客户关系、产品信息、市场情报、策划思想等软资产的载体。文档作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等方面积极地发挥着重要作用。

政府/企事业单位的电子文档日益增多，文档格式的多样化、文档内容分散存储于各个不同的电脑上等问题，文档的管理存在三大隐患：

1、文档总量大，单篇文档的篇幅较长，检索与管理的效率极其低下

据统计，一台工作电脑上，大小、版本不同的电子文档一般都在数千到数万个以上，这样庞大的文档量，即使浏览一遍标题也需要花费大量的时间，靠人工有效管理几乎不可能。据统计，用资源管理器等常规手段查找文档，每篇文档平均需要3 分钟。按用户每天需要查找10 篇计算，一个人每年需花费100 小时以上。而对于拥有成百上千电脑的单位，对这些文档的管理已经成为“食之无味弃之可惜”的鸡肋。

而内网文档搜索引擎在上前万文档中查找文件的速度是0.1 秒钟以内。

2、文档分散存储，共享困难，协同工作往往靠上级或者个人协调

目前，除了少量文档通过共享目录、邮件、网络即时通讯软件被少部分员工共享外，大多数电子文档属于某个员工的“私产”，传统共享方式的效率低下使员工共享同事的文档比上互联网查找文档更为困难。

而通过内网文档搜索引擎，大家可以比Google，Baidu更快更便利。

3、分散存储，缺乏必要的安全保障措施，安全隐患极大安全隐患主要表现在：

1）大量文档分散成各台电脑上，一旦有员工离职，相关的大量工作文档被直接带走丢失，或沉落于电脑中，成为“不为人知”的秘密，由此带来大量文档资产的流失。

2）由于大量文档处于不被管理的无序状态，文档被病毒感染、意外丢失、越权使用等情况屡屡发生，使文档的安全性无法得到保障。

3）由于工作文档经常会被不断地修订，有些文档多达数十，乃至上百个不同的版本，大量的版本进一步增加了文档管理的难度。为此，很多用户会用新版本覆盖老版本，但是，这种情况下，一旦用户需要恢复老版本，已经很难找回来。

而通过内网文档搜索引擎，大家可以避免以上隐患。

二、EKG优势

内网文档搜索引擎系统包含四大功能： 1 自动备份：

每天定时自动采集局域网内部共享的电子文档信息，存储在指定的服务器文件夹内，并保留同一文档的不同版本，基本信息采用数据库的形式进行存储。用户可以通过浏览器随时检索并提取任意版本的文档。