艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 我们以下面的时间管理的方法来探讨“急事”与“要事”的关系，请看四象限图：
第一象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。这是考验我们的经验、判断力的时刻，也是可以用心耕耘的园志。如果荒废了，我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记，很多重要的事都是因为一拖再拖或 事前准备不足，而变成迫在眉睫。
第二象限是重要但不紧急的事。主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更大的压力，在危机中疲于应付。反之，多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力，缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主支去做，这是发挥个人领导力的领域。
第三象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实不过是在满足别人的期望与标准。
第四象限属于不紧急也不重要的事。简而言之就是浪费生命，所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走，忙得焦头烂额，不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分
艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 第 26 页 共 52 页 艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 范围倒不见得都是休闲活动，因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而向阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路，反而是对身心的毁损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。 现在你不妨回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？请注意，在划分第一和每三象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第三象限。 请思考下面的问题：
你是否“知道”在哪一方面如果持续有优异的表现，对个人生活或工作会有积极的意义？
这个问题问过数千人，发现绝大多数答案可归类如下： 1、改善人际关系。 2、改善事先准备工作。 3、更周详地规划与组织。 4、善待自己。 5、抓住机会。 5、充实自我。 6、增进能力。
这些都属于第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也属于这七项，为什么不身体力行呢？
艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 第 27 页 共 52 页 艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 大家好！我们已经学习了时间管理的原则系列之一和之二，现在给大家做一测试，看看你在做事情的急迫性上是什么样的情况。
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急迫性指数测验
选取出你最可能作出的反应行为或态度（A=从不；B=有时候；C=常常）
1、我在压力之下表现最好。 （ ）
2、我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。（ ）
3、我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。 （ ）
4、我休息时会觉得不安。 （ ） 5、我似乎永远在赶时间。 （ ）
6、我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。 （ ） 7、我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。 （ ） 8、我在做一件事时常会想到另一件事。 （ ） 9、我处理危机时表现最好。 （ ）
10、处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（ ）
11、我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。 （ ） 12、当我为了处理突发状况，必须取消约会或中途离开，我认为别人应该能谅解。 （ ）
艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 第 28 页 共 52 页 艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 13、我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。 （ ） 14、我常边工作边吃饭。 （ ）
15、我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。 （ ） 16、一天下来办公桌上“已办”文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（ ）
“A”总数： “B”总数： “C”总数： 总得分： （A=0分；B=2分；C=4分）
0到25分属于低度急迫性心态，26到45分属于强烈急迫性心态，46分以上已经到了严重急迫性的程度。 2.4 原则之四：合理地安排时间 首先我们来看看穆尔的故事：
案例 穆尔于1939年大学毕业后，在哥利登油漆公司找到业务员的工作。当时的月薪是160美元，但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个月薪1000美元的目标。当穆尔逐渐对工作感到得心应手后，他立即拿出客户资料以及销售图表，以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现，80%的业绩都来自于20%的客户中，同时，不管客户的购买量大小，他花在每个客户身上的时间都是一样的。于是，穆尔的下一步就是将其中购买量最小的36个客户退回公司，然后全力服务其余20%的客户。 结果如何？第一年，他就实现了月薪1000美元的目标，第二年便轻易地超越了这个目标，而成为美国西海岸数一数二的油漆制造商。最后还当了凯利穆尔油漆公司（Kelly-Moore Paint Company)的董事长。
艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 第 29 页 共 52 页 艾秘书资料下载（http://www.aimishu.com/ ） 这个故事除了告诉我们树立正确的目标的重要性，还体现了巴列特定律（也称80/20原理）：总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的
按事情的“重要程度”编排行事优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。举例说明： 80%的销售额是源自20%的顾客； 80%的电话是来自20%的朋友； 80%的总产量来自20%的产品；
80%的财富集中在20%的人手中； ??
再举个例子，传统式的电冰箱在结构上，冷冻库是位于上端，冷藏库则位于下端。当你使用冷冻库时，则往往非下蹲不可。不幸的是我们使用冷冻库的机率高达80%，使用冷冻库的机率只有20%，致使我们许多家庭妇女在使用电冰箱时往往因蹲下次数过多而感腰酸背疼。基于此，某家电器公司在电冰箱的设计上做了修改，将冷藏库与冷冻库的位置做了对调，这种新型的电冰箱大大地减少了下蹲的次数。不难发现，这种设计就是利用了80/20原理。
80/20原理对我们的一个重要启示便是：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。所以，你应该将时间花于重要的少数问题上，因为掌握了这些重要的少数问题，你只需花20%的时间，即可取得80%的成效。
掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。一旦一项工作计划成为危机时，犯错的几率就会增加。我们很容易陷在日常琐碎的事情处理
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