论办公自动化系统（OA）信息化办公模式的应用和成效
许军
【摘 要】摘要：目的:对比传统办公模式和办公自动化系统(OA）之间的差异。方法:介绍OA带来的信息化办公模式,具有流程规范化、管理精细化、资源一体化、作业效率化等优势。以医院OA上线为例,分析传统办公模式和办公自动化系统(OA）模式的优劣。结果:相比传统办公模式,OA可显著缩短办公流程,提高办公效率。结论:OA应在医院行政管理范畴得到广泛应用。关键词：办公自动化系统;传统办公模式;应用 【期刊名称】甘肃科技纵横 【年(卷),期】2017(046)008 【总页数】4
【关键词】办公自动化系统;传统办公模式;应用
办公自动化系统(Office Automation,OA）是办公自动化、协同办公的简称,是指利用计算机技术、通讯技术和现代化办公等技术实现新型自动化的办公方式。我国的OA系统起源于政府的公文和档案管理,在当今信息化快速发展的形势下,OA经过了简单文字处理、单机版办公自动化到文件和信息共享的办公自动化的发展阶段,逐步实现了从协同工作和知识管理到协同办公门户和移动OA,办公方式不断进步。
1 简介
OA是医院信息系统(Hospital Information System,简称HIS）的一部分,它利用计算机网络和信息技术更加有效的挖掘、利用和共享医院信息资源,从而提高医院管理水平。本论述拟以医院OA上线为例,分析传统办公模式和OA信息化
模式的优劣的研究方法,探讨研究OA系统在医院行政管理中的应用及成效。
2 OA和医院传统办公模式的比较
2.1 覆盖医疗、行政、后勤、教学、科研等多个方面
但在传统办公模式中,由于部门众多、结构复杂、业务广泛,涉及医生、护士、行政等岗位,涵盖医疗、护理、管理、教学、科研、后勤保障等职责,职能角色复杂,组织架构庞大多变,不同程度地带来内部沟通障碍、信息反馈滞后、工作协同度差、资料收集整理困难等问题。部门之间和部门内在协同工作时存在困难,不能及时沟通,在事务交接和信息交流中容易出错,且因方式多为口头相传,无法保留和追溯工作痕迹。
与此相较,OA对医院的内部资源进行整合,以统一的平台为载体进行管理,并将先进的管理理念、科学的管理方法和便捷的知识共享方式融入到日常管理和工作中。以兰州市第一人民医院OA功能模块设置为例,分为综合办公、专业办公、个人办公、公共平台四大功能,涵盖公文运转、医疗护理、考勤管理、档案、请销假、设备维修、会议管理、车辆申请、信息发布、任务管理等工作模块。同时,全院职工可以登陆个人账号,通过邮件、短信、即时消息、在线对话等方式随时进行交流。作为医院办公平台和社交网络平台,OA系统为医院的行政、医疗、护理、科研、教学、后勤等工作支持和信息支持,使医院内部人员方便、快捷地开展工作和信息交流(见图1）。 2.2 在传统办公模式中
请假审批、财务报销、会议申请、车辆审批等所有流程的申请、审批都停留在原始纸质化阶段,办事层次多,人力耗用大,工作效率低,制度执行和监督检查难。同时,从申请到批复往往需要很长时间,且任何流程审批环节均可能因时间或空间
问题导致流程搁置等待,存在很大的随意性,流程环节不规范时有发生。
与此相较,建立在流程和权限约束机制上的OA,其每项功能都有规范的工作流程并对应相应权限的人员,针对由于人为因素或缺乏有效管理等因素,造成医院规章制度和流程无法完全落实等情况,可有效排除人为因素的干扰,确保制度和流程的落实,增强医院事务、事件的计划性及跟踪控制能力,改变了传统办公模式“人治”的种种弊端,促进了传统办公理念和方式的转变。同时,审批人不受时间空间限制,可通过手机企业微信医院进行审批。如出国或休假,可使用“事务委托”将审批权限委托同级人员进行处理。同时,还可通过流程监控、超时统计、流程督办、知会监控等对流程运行环节和时间进行跟踪管理(见图2）。 2.3 实现公文一体化流程
在日常管理中普遍使用的一种规范性文书,是传递信息、交流情况、部署工作的重要工具,是医院内外日常办公不可缺少的重要应用,而传统办公模式收发文仍处于人工流转模式,层层审批极其耗费时间,对公文流转环节不易监测。同时,收发文过程均需要印发大量纸质文件,然而发至各科室后,是否组织学习或学习的时间节点亦无从掌握。
相较于传统办公模式,OA公文流转以电子化的管理和审批方式实现了公文发文、收文办理和公文存档的一体化运转。发文公文流转的自动化,避免了传统公文流转时由于手工传递而带来的工作延误以及人员、时间的浪费,流程环节权限和责任人的明确,减少工作中的推脱和扯皮等现象,并有效监管每一项工作的落实。同时,OA系统可打破时间和空间的限制,每位员工随时随地即可登陆OA系统处理文件和工作任务,确保工作的时效性,使执行力得到提高。上线八个月,办公自动化系统上公文流程共700余项,其中办理收文500余次,下发各类红头文件200
论办公自动化系统(OA)信息化办公模式的应用和成效
