较大物品，应酌量库存。
2、办公用品的申请应于每月27日由分公司提交“申购单”交总公司行政人事部报总经理室市核准后统一采购，并于次月1日发放，如遇特殊情况需及时购买，可临时填写“申购单”，向总公司行政人事部报备并及时采购。
3、消耗品可根据历史使用记录及经验法则设立领用标准，并可随部门人员的工作状况调整发放进间。
4、分公司设立“办公用品领用记录表”，由指定人员保管，办公用品领用时做记录使用，并控制领用状况。新进人员到职后，到指定人员处领取文具，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交保管员处并做好记录。 5、分公司需根据“申购单”进行购买，收到货品后，按送货单进行签收，审核品种、数量、规格及质量后，在送货单上签字盖章,表示收到.
6、总公司财务部应与行政人事部每年年底对分公司办公用品购买及使用情况进行汇总，确定使用情况是否合理，并将意见反馈提交总经理室,为下年调整提供参考依据. 第四节 文书管理规定
第十六条 为确保文书事务正常进行,促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。 第十七条 所谓“文书”是指业务工作上的往来公文、报告、会议决议、规定、合同、图
纸、信件、参考书、公司内部制度、通知等公文。
第十八条 文书处理的基本原则是“准确”与“及时”，基本规定如下：
1、凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达、答复等等，一律以“文书”形式进行。
2、在紧急状况下以口头或电话形式办理的重要事项，事后也必须以文书形式记录下来。
第十九条 文书的管理原则规定如下：
1、文书的收发、领取与寄送，原则上由分公司专人负责。
2、到达文书（包括邮件、传真件及其他文书）统一由分公司专人接收，并按照下列要点处置：
A．一般文书立即予以启封，并根据内容确认相关部门，予以发送。 B．私人文书或指定部门接收文书不必开启，送收件人或部门。 C．发送到各部门的文书若有差错，必须立刻退回指定人员手中。
D．所有到达文书必须由分公司专人在 “外来文件一览表” 登记后，方可予以
发送，总公司的文书及其它外来重要文书，分公司应留存一份备案。
3、寄发对外来文件，需在“邮寄文件一览表”上登录，如为特快专递，需将表单
附后备查。
4、传真发送需按照标准传真格式，收发必须填写“传真收发一览表”。 第二十条 文书的保存原则规定如下：
1、文书按内容进行整理后，按照所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理和编辑，并在“档案分类编号表”上做好登记，归档保存。 2、制度规定、不动产权证材料、合同书、特许专利等特别重要的文书，由分公司专人填写“重要文书目录”后，单独列档予以保存。
3、全部重要的机密文书，一律存放在保险柜或档案室中加锁铁柜中。分公司指定专人负责重要文书的保存工作，如需借阅，必须做好登记工作，并注明归还日期。到期应归还时，手术室负责人应负责催收。
第二十一条 文书制作原则规定如下：
1、文书必须简明扼要，一事一议（公司），语言措辞力求准确规范。可以口头的通
知的不必一定成文。
2、公司内部文书分类包括以下几种：
A．决定：对重要问题或行动，经会议讨论通过作出的决定及采取的措施，用“决
定”。
B．通知：发布规章、任免人员、传达指示，向各部门布置工作，要求共同执行
的，用“通知”。
C．通报：表彰先进、批评错误、交流经验，传达重要精神，用“通报”。 D．请示：向上级管理人员或总经理请求、批准，用“请示”。
E．报告：向上级管理人员或总经理汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级
的询问或要求，用“报告”。“报告”与“请示”的区别在于不得夹带请求指示和批准事项。
F．批复：上级人员向下级部门答复请示，用“批复”。为减少工作成服复杂程度，
一般可直接在“请示”上标注批复意见。
G．会议记要：记载和表达会议主要精神和议定事项，要求相关部门共同遵守，
用“会议记要”。
3、公文格式：
A． 页眉：公司所有文书使用页眉为：
标志尺寸：5.4?1.57CM。 B．页脚：
#####（200X）00X内部/外部文件—XXX号 第X页共X页 第一个X表示年份；第二个X表示部门，部门编号为：总经理室001，财务部002，
总工室003，行政人事部004，开发部005，工程部006，经营部007，机财部008。
C．标题：
标题字统一采用一号加粗黑体，尽量表明文书类型，如通知、报告、会议记要等。 D．正文： 正文等级为“章”、“节”、“条”、1-9、A-Z、a-z，除“章”使用小三号加粗黑体，“节”使用小四号加粗宋体外，其余字体统一采用五号宋体。
E．落款：
对外公文使用公司全称，日期采用大写而不用数字，需加盖公章。内部通知、通报等公示性公文需总经理/副总经理签字后生效执行：内部请示、报告等需请示部门及责任人落款。
F．公文底部需注明颁发、拟制、报送、抄送、主题词，视公文性质可适当调整具
体分项。
G．页面规范：
纸型统一采用A4型：正文保持1.5 倍行距及页边距上2.5CM，下2CM，左2.5CM，
右2CM；装订统一订左侧，加封纸胶。
第五节 电话使用规定
第二十二条 电话为办公配备、使用。不得用电话进行长时间的聊天，不得拨打声讯信息电
话，私事打市内电话不得妨碍联系公务。
第二十三条 未经许可不得拨打长途电话和发传真，拨打长途必须加拨IP。违者除补交长
途电话费外，给予罚款处理。
第二十四条 接听来电时，必须做好电话记录。 第二十五条 电话规范用语
A、电话铃响在三声内接听：
1、您好####！
2、请稍等，我请他来听！
3、对不起，他不在座位上！有什么事我能转告他吗？
4、请问您贵姓？
5、对不起，他出差了，有什么事我能处理吗？
6、对不起，他正在开会，您方便留电话吗？我请他与您联系！ 7、您好！我是ⅹⅹⅹ（别人转接）。 8、再见！
B、打电话时：
1、您好！请问ⅹⅹⅹ在吗？?我是####公司的，我姓? 2、您好！这里是#####公司，请给传真信号。
3、麻烦您请他跟我联系，我是ⅹⅹⅹ，谢谢您，再见！
第六节 安全管理 第二十六条 资料安全
1、不得私自将公司的内部文件、资料以任何的方式提供和透露给他人。 2、不得将公司的商业秘密以任何方式提供给他人。 第二十七条 电脑安全
1、未经许可不得私自进入他人电脑、阅览拷贝和破坏文件。 2、未经许可不得将电脑借给他人使用。
3、未经许可不得私自装卸电脑硬件、软件、程序、设置等。 4、不得利用网络从事非法活动。
5、下班时必须关闭电脑电源、插座电源。
6、重要岗位（如：财务、人事等）的电脑必须设置操作口令。 第二十八条 办公仪器设备安全
1、未经许可，不得擅自使用打印机、传真机、复印机、扫描仪等设施。
2、除公司规定配备外，必须到指定的部门使用以上设备。
3、公司配备的办公设备由行政部负责办理使用登记，未经许可不得移动任何办公设施。 第二十九条 场所安全
1、下班之前必须检查所有电源是否关闭。
2、检查所有门窗是否关紧、上锁。 3、检查是否有烟火没有熄灭。
4、领用钥匙必须登记，不得私自将钥匙交给他人使用，不得私自复制钥匙。
第七节分公司印章管理规定
第三十条 分公司章及项目章的申请需遵照公司流程进行审批，经公司总经理批准方可启
用，同时报备其项目分管单位。
第三十二条 分公司章及项目章由负责人指定人员专管。
第三十三条 分公司经理或项目经理可使用分公司章及项目章用于日常工作，不可用于签署
各类合同及重要文件，如有需求需书面报由总公司负责人经总经理批准方可使用。
第二章 财务管理制度
第一节 总 则
第三十四条 为加强分公司财务管理，根据国家有关法律、法规及总公司财务制度，结合分
公司具体情况，制定本制度。
第三十五条 分公司财务管理工作必须在加强宏观控制和微观搞活的基础上，严格执行财经纪律，以提高经济效益、壮大分公司经济实力为宗旨，财务管理工作要贯彻“勤俭办企业”的方针，勤俭节约、精打细算、在分公司经营中制止铺张浪费和一切不必要的开支，降低消耗，增加积累。
第二节 财务机构与会计人员
第三十六条 分公司设财务部，财务部负责人协助分公司经理管理好财务会计工作，分公司
财务经理由总公司派出，向总公司负责。
第三十七条 出纳员不得兼管、会计档案保管和债权债务帐目的登记工作。
第三十八条 分公司财会人员都要认真执行岗位责任制，各司其职，互相配合，如实反映和
严格监督各项经济活动。记帐、算帐、报帐必须做到手续完备、内容真实、数字准确、帐目清楚、日清月结、近期报帐。
第三十九条 分公司财务人员在办理会计事务中，必须坚持原则，照章办事。对于违反财经
纪律和财务制度的事项，必须拒绝付款、拒绝报销或拒绝执行，并及时向总公司报告。
第四十条 分公司财会人员力求稳定，不随便调动。财务人员调动工作或因故离职，必须与
接替人员办理交接手续，没有办清交接手续的，不得离职，亦不得中断会计工作。移交交接包括移交人经管的会计凭证、报表、帐目、款项、公章、实物及未了事项等。移交交接必须由总公司财务部监交。
第三节 会计核算原则及科目
某建筑公司管理制度 - secret
