秘书学案例分析

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秘书学案例分析

1.充分的发挥自己的主观能动性

实用案例

这天下午上班不久，市工商银行的李行长打电话来找张总，张总恰巧去市政府汇报工作了，人私交不错。电话里李行长对于雪说，他们导师的夫人昨晚去世了，他想约张总明早一起去看看导个话。”因为关系很熟，所以李行长说话也比较随便，“另外，看导师的时候，多少得送点钱，表看他打算送多少，到时候告诉我。”

张总到下午7点多才回办公室，于雪马上把李行长的意思向张总做了汇报。“你说送多为累了一天让张总懒于费神，还是因为张总对这类人情往来没有什么经验，张总向于雪征询意见。对此毫无准备的于雪只好摇头。那一刻她从张总眼里看到了对自己的不满。 问题出在哪里呢？

2.提高工作的含金量

看案例：于雪是天津某高科技公司总裁秘书。公司从无到有发展迅速，并成立了好几个分工正在召集各分公司负责人开营销会议，公司财务总监刘总给于雪打了个电话：“于雪，你好，我是 “刘总，您好！”

“总裁这几天能抽得出时间来吗？北京天地证券公司的马总想过来拜访他，一起吃顿 “等总裁开完会后，我问一下总裁的意思，回头给您电话。您看可以吗？” “谢谢！”对方放下电话。

散会后，于雪马上做了汇报。总裁想了一会后反问于雪：“你说我有必要见这位马总 于雪不知如何回答是好，总裁对此显得很失望。

3.充分发挥职务优势 4.在“打杂”中创造机会

案例： 于雪是名牌大学毕业的高材生，工作3年多了，虽然有“总经理秘书”的头衔，但

松，但她却因为找不到展示机会而于心不甘，这天上午老总在开会，她又没有什么事，只好像往常老总开完会出来，告诉于雪自己下星期一去上海出差，让她把上海两个客户的合同找出来。 “您坐飞机去吗？”于雪问。

“是的，打算乘星期一下午3点多的飞机。”老总说。 “那我帮您去订机票吧？”于雪主动请缨。

“不用了，我这里有订票处的电话，回头你帮我下楼取一下就行了。”于雪只好悻悻地回到自后她会更无聊。想到这里，她暗叹一口气，把两份合同找出来交给老总之后，继续上网打发时间。 问题出在哪里？

实用案例

这是一家通信辅助设备制造公司。这天老板终于得到了与本地移动通信公司老总见面的机会

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书于雪商量。

“听朋友说，移动公司大老板的酒量很大，今天得有人陪他喝酒才能尽兴。我原准备让了销售部主任王涛，你看还让谁去比较合适？”老板兴致盎然的问着于雪。 “我不知道呀，您定吧！”于雪诚恳而有礼貌的回答。

听于雪这么一说，老板兴致陡降。接着他指着移动公司的宣传样本问：“这个上面写的 ‘s “对不起，我是学中文的，也不懂sp是什么意思。”于雪事实求是的答到。 “好吧，你出去忙吧！”老板明显的不高兴。 在日常工作中应如何利用职务优势充实自己呢？

第一，仔细阅读和琢磨自己经手转发的各种文件和资料； 第二，留意上司的电话和上司与各部门经理的谈话；

第三，留意网上和报刊杂志上有关本行业的新闻和动向，遇到不懂的问题就像同事等请教。

先看一个案例：

（一）工作失误是难免的（二）失误后必须主动道歉

五、秘书工作的特点

（一）需要当机立断处理的事情多（二）工作中的变数多（三）一心多用的时候多（四） 六、提高工作效率与质量

1.强调质量意识2.做好工作计划（1）工作程序化（2）分清轻重缓急（案例）3.合理利用空余案例1:电话号码

这天上午,公司秘书于雪在给胡总送邮件是,听到胡总正在与恒昌公司老总通电话：“---你说头我查一下告诉你---你们公司今年的生意如何-------”正巧于雪早上整理名片夹时无意中看书怎么做？

A. 马上把电话号码写在便条上，放到胡总面前。B.当作什么也没有听见。C.如果胡总问自己的在便条上递给他。E.把电话号码写在便条上，站在旁边，等待时机。 你认为哪种比较合适？请说明理由。

选择A ，可能会让老板觉得秘书喜欢偷听他打电话。秘书做事应该积极主动，但也要注意自己许完全违背老板意图。

选择B，可能会让老板觉得自己的秘书缺乏积极主动的精神。而且，在当时这种下，不必装做选择C，有可能让老板反感。因为口头告诉老板电话号码，一是会打断通话，二是老板不一定选择E更不合适。一般情况下，老板通话，秘书不应该站在旁边。

D比较合适。这样做既协助了老板工作，又没有干扰老板。老板完全可以按自己的方式去跟对案例分析：

部门经理之间的矛盾

背景：李明是公司销售部总经理，刘枫是市场部的副总经理。公司刚成立的时候，他俩都在销李明工作上一向大刀阔斧，而刘枫则精益求精。由于两人性格上的差异，再加上一些个人的恩尽人皆知。

老总刚从集团总部调来不久，想打开欧洲市场，于是准备派李明和刘枫去参加下个月的的莱比的接触中，知道了老总的这一想法。面对这种情况，于雪应该如何处理？看下面的选择：

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A.如果老总问派他俩带队去欧洲是否合适，就说自己不清楚。B.主动向老总汇报：听销售部的C.如果老总问起李明和刘枫的关系如何，就说他们两人因为性格等方面的原因，在工作中确实老总问，就说他俩性格不合不来，但并不影响他们一起带队去欧洲。

总计10分。如果找到最佳选择得4分，回答住作为最佳选择的理由得2分； 如果对其他4种本题的关键：只有对上司的决策有用且必需的情报才能称之为“信息”。

选A不合适。对于秘书来说，远离公司管理人员之间的是非恩怨，这是对的，这是秘书做人的这一公开的秘密装聋作哑，不以公司利益为重，则是一种不负责任的行为。

选B则走向了另一个极端。为上司收集信息是秘书的一项主要工作，但提供的信息要准确，所选D也不合适。两位经理之间有矛盾，这是事实，但如果没有安排他们去欧洲的计划，秘书的如果再把管理人员之间的纠纷汇报上去，无疑是对上司的“信息污染”。然而，当得知上司的考察效果。所以，此时的知情不报就成了一种不负责任的行为。

选E错在秘书擅自替上司做判断。让上司了解这两位经理性格不合，这样做没有错，至于会不俎代庖、自作聪明的下属，所以，一般情况下，秘书只告诉上司“1+1”这个事实，结论是2案例分析：秘书要认错吗

这天上午，秘书一边在前台值班，一边在给老板的发言稿润色。但秘书正给一位新来的客人沏还有一点没有改完，如果老板急着要，那就请主任帮忙把把把关再送给老板。主任说没问题。很不满意。

面对办公室主任的批评，秘书应该怎样处理？下面有几种选择：A、由于当时太忙，没有仔细应该改完之后再交给老板呀！C、实在不好意思，我今后一定注意。D、头，别太在意，就是老E、老板也是鸡蛋里面挑骨头，一点小毛病自己随手改不就完了嘛！

对于以上几种选择，你热内那种选择最合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。本题选A是不对的。秘书在工作中难免出现这样或那样的失误，但不管是什么原因造成的，错了就选B是非常恶劣的，不仅推卸自己的责任，而且把责任推到了自己上司的头上，这样做只会火选D是缺乏基本素质的表现。不管老板是不是经常出错，秘书无权公开指责自己的老板。这是真。

选E也是错误的。秘书是老板的助手，即使老板出了失误，秘书应该积极采取补救措施。而现明白自己的职责。

本题的关键：秘书不论在什么情况下都要诚实、谦逊。 案例分析：如何通知市场部

年底快到了，这天上午秘书正在自己三楼的办公室赶材料。下午四点来钟让秘书过去。老板交售不错，市场部的几个人功不可没。明天晚上没什么事，我想请他们吃顿火锅。你帮着安排一认之后回到了自己办公室。应该如何同志市场部的人呢？现在有以下几种选择：

A、正好有人去一楼的市场部，托他带话。B 、用内线电话通知市场部经理。C、暂时放下手中来自己办公室一趟，把具体事项交代一下。E、用短信通知市场部经理。你认为种做法比较合案例：寄信

一天，老总怒气冲冲地把秘书于雪叫到办公室，因为一位交往多年的代理商给他寄来一封非常把信寄走。信的内容是这样的：“我没有想到会收到这样的来信，尽管我们之间已经有那么长交易，并且我要让所有的同行知道你的行为！” 面对这种情况，于雪应该如何处理？ 1.“好的，我马上去办！”说完，于雪就立即回到自己的办公室把信寄走了。 2.默默的回到自己的办公室，当作什么也没听见。

3.如果将信寄走，对公司和老总本人都非常不利。于雪想到自己是老总的秘书，有责任提醒老“老总，这封信不能发，别发了吧！”

4.于雪非但没有退出去寄信，反而前进一步向老总提出忠告：“老总，请您冷静一点！给人家道我们自己就没有值得反省的地方吗？”

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